La planificación de turnos de trabajo no es tarea sencilla. Cualquier persona que se enfrente a la elaboración de un cuadrante de turnos de trabajo lo sabe. Por este motivo vamos a darte 7 razones para no hacer un cuadrante de turnos en Excel.
La multitud de condicionantes que hay que cumplir (reglas, restricciones, convenio colectivo, pactos, vacaciones, etc..) sobre la realización de dicho cuadrante, debe alinearse con la demanda de personal que necesitamos cubrir en nuestro servicio.
Muchas empresas y entidades optan por utilizar hojas de cálculo para la planificación de turnos de trabajo. Todos sabemos que Excel es un recurso fácil, rápido y sencillo para multitud de tareas. Pero, en la elaboración de un cuadrante de turnos sus carencias son enormes. Lo sabemos, pero “no cuesta” y siempre está ahí.
Por otro lado, debemos tener en cuenta que los turnos de trabajo, impactan directamente en el ámbito laboral: legalidad, costes, interrelación con otros departamentos, pago de variables en nómina, prevención de riesgos laborales, absentismo, etc…
1. Tiempo
El personal encargado de realizar los cuadrantes invierte gran parte de su jornada en planificar y gestionar los turnos de trabajo. En algunos casos, puede dedicar toda su jornada laboral a realizar esta tarea perdiendo así su propia productividad.
2. Errores
En una hoja de cálculo toda la información que se traslada, como el número de trabajadores, turnos, cambios … se introduce de forma manual o mediante fórmulas, por lo que, ante una distracción, desplazamiento de una celda, copiar/pegar pueden cometerse errores que se arrastren en cadena.
3. Confidencialidad y seguridad
En muchas ocasiones existe la posibilidad de que ese Excel se comparta con otros usuarios, lo que conlleva riesgos. Uno de ellos es no conocer quién ha tenido acceso al mismo o quién ha podido realizar cambios, cuando y que información ha cambiado, etc. Por tanto, no tendás ninguna garantía de que esos cambios respeten las reglas a cumplir.
4. Dificultad de acceso de los empleados a sus cuadrantes de trabajo
El responsable de realizar los cuadrantes de trabajo tiene que compartir los cuadrantes con terceros (empleados, compañeros, …) teniendo que remitir o dar acceso a ese documento de forma constante.
Ante cambios, solicitudes o movimientos de cuadrante se deben compartir ese cambio con compañeros y empleados implicados, lo que obliga a tener que hacer esta gestión manualmente.
Algunas formas de hacerlo son:
1. Imprimiendo la hoja de cálculo tras encontrar un formato adecuado
2. Que cada trabajador lo firme y se le entregue una copia
3. Dejarlo en un tablón informativo a vista de todos los empleados
4. Enviándolo, por correo electrónico
5. Compartiéndolo en un servidor o nube
6. Comunicándolo por WhatsApp, llamando por teléfono
Este proceso se repite una y otra vez por distintos motivos, dificultándose aún más dicha tarea a mayor número de departamentos y trabajadores.
5. No permite gestionar solicitudes, avisos e incidencias en un único entorno.
Si toda la planificación se realiza a través de la hoja de cálculo no existe la posibilidad de que los trabajadores pueden solicitar vacaciones, días libres, permisos, etc. teniendo que acudir probablemente a otra herramienta que contenga dicha información para poder plasmarlo en el mismo, por lo tanto, se pierde la posibilidad de que puedan ser validadas, rechazadas y notificadas de forma instantánea. El control del absentismo (solicitud, comunicación, duración,…) es algo esencial para el planificador de turnos, ya que debe cubrir el servicio.
6. Falta de automatización
- Nunca dispondrás de un motor de cálculo
- Sería inviable buscar automáticamente patrones de turnos rotativos
- No podrás generar automáticamente el cuadrante anual con distintos patrones
- Será imposible validar reglas antes cambios manuales
- Carecerá de un registro automático de cambios
- No enviará e información a los implicados
- No tendrá comunicación con otras herramientas
7. Integración con otras herramientas
Igualmente Excel no podrá comunicarse con otras herramientas y requerirá de procesos paralelos en otras hojas de cálculo o procesos. Aquí van algunos ejemplos:
- No podrá incorporar el alta de un trabajador desde otro software de RRHH.
- No podrá comunicarse directamente con el programa de nóminas para el pago de variables (horas nocturnas, festivos, domingos trabajados,…)
- No podrá cruzarse con el control horario y poder analizar horas planificadas VS horas fichadas, así como un absentismo por horas (visitas médico, asuntos personales, descansos, etc…)
- No podrá comunicarse con el trabajador en tiempo real ni lanzar notificaciones de cambio, así como generar un registro de cambios para empresa y trabajador.
En conclusión
Ciertamente, Excel no se programó para planificar turnos de trabajo, pero su formato de filas y columnas sí permite hacer una representación de lo que son los días Vs personas e indicar un turno en una celda. A partir de aquí, poco más. En consecuencia, los problemas y carencias se suceden uno tras otro. Por eso, te recomendamos no hacer un cuadrante de turnos en Excel.
Un programa específico de gestión de turnos permite planificar y gestionar turnos de forma mucho más eficiente, pero no solo eso.
- Podrás gestionar todo el absentismo de forma integrada en el cuadrante.
- Podrás disponer de un control horario que se alimenta e interactúa con el cuadrante.
- Podrás comunicarte con tus miembros del equipo y ellos contigo a través de un portal o una APP, siendo un proceso dinámico y fiable.
- El trabajador podrá solicitar de vacaciones, cambios de turno, permisos, ausencias, días libres, así como un mejor acceso a sus cuadrantes de trabajo a través de un APP o portal web.
- Tendrás una previsualización de solicitudes antes de aprobarlas o denegarlas.
- Podrás interactuar con otros software como la nómina y tener informes personalizados para ti.
De esta forma, tendrás un entorno de trabajo diseñado para gestionar y planificar personas que te ofrecerá las herramientas y agilidad diaria que necesitas, minimizando errores y generando un entorno amigable entre todo el equipo de trabajo.
Con todo esto, si te ves reflejado en este artículo y necesitas un herramienta para la planificación y gestión de turnos de trabajo visita nuestra www.pgplanning.es y contacta con nosotros en https://www.pgplanning.es/contacto/
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