Por que razão as empresas estão a abandonar o papel na gestão documental Como já saberá, gerir contratos, folhas de salário, autorizações, cláusulas informativas, confidencialidade, PRL, etc. implica uma enorme gestão. O departamento de RH investe um grande esforço na distribuição, custódia e registo destes documentos. Mas, principalmente, a maior problemática reside na assinatura destes documentos por parte da equipa humana.

O inconveniente de base gera-se pela dependência física do colaborador para assinar, o que implica múltiplos processos antes e depois da sua assinatura: imprimir, digitalizar, arquivar e distribuir. Depois de tudo isto surge o maior inconveniente subjacente do documento digitalizado e distribuído, bem como a sua validade legal para todas as partes. Para resolver estes inconvenientes, que evidentemente requerem um enorme esforço em tempo e dinheiro, existe uma solução ao nosso lado, que é a assinatura eletrónica.

Há já muitos anos que está entre nós para assinar individualmente um documento em PDF, utilizada com um certificado digital para assinar, mas não tão evidente é integrá-la na nossa ferramenta de RH. Este artigo dirige-se a responsáveis de RH, direção e operações que avaliam como implementar a assinatura eletrónica na sua organização: que tipos existem, que validade legal têm em Espanha, como funciona o processo em grande escala e que resultado podem esperar.

Tipos de assinatura eletrónica e quando usar cada uma Nem toda a assinatura digital tem o mesmo peso legal. Em Espanha, o Regulamento eIDAS distingue três níveis:

  • Assinatura eletrónica simples: Vincula uma identidade a um documento de forma básica. Válida para autorizações internas, confirmações de leitura de políticas ou acusos de receção. Não requer certificado.
  • Assinatura eletrónica avançada: Identifica o assinante de forma inequívoca e deteta qualquer alteração posterior do documento. É o padrão para contratos de trabalho, folhas de salário e documentos de RH com implicações legais.
  • Assinatura eletrónica qualificada: Equivalente legal à assinatura manuscrita. Requer certificado qualificado emitido por uma entidade reconhecida (FNMT, Camerfirma, etc.). Necessária para trâmites com a Administração Pública.

Como funciona a assinatura eletrónica em RH: o fluxo completo Emissão e envio do documento

  1. O RH gera o documento na plataforma e define quem deve assiná-lo e por que ordem
  2. Cada assinante recebe uma notificação e acede ao documento a partir do seu portal, sem downloads nem ferramentas adicionais
  3. A assinatura realiza-se a partir de qualquer dispositivo: computador, tablet ou telemóvel
  4. O sistema regista cada ação com carimbo temporal, características únicas da assinatura (traço, velocidade… entre outras) e arquiva o documento automaticamente, verificando o processo através de um terceiro certificado.
  5. O RH pode consultar em tempo real que documentos estão pendentes de assinatura, entregues, pendentes de assinatura ou rejeitados.
  6. Perante uma inspeção ou auditoria, o histórico completo está disponível em segundos

Fluxos de aprovação com vários assinantes Quando um processo requer várias assinaturas, como um contrato que deve ser assinado pelo colaborador, o responsável direto e o RH, a plataforma gere a ordem automaticamente.

Cada assinante recebe a notificação no momento que lhe corresponde, sem que ninguém tenha de fazer seguimento manual. O documento não avança até que cada etapa esteja concluída, e o registo de auditoria reflete cada ação de forma independente. Com vários assinantes

Quando um documento requer a assinatura de várias pessoas (por exemplo, um contrato que deve ser assinado pelo colaborador e pelo responsável de RH), o processo necessita de um fluxo de aprovação ordenado:

  1. O iniciador envia o documento com a ordem de assinantes definida
  2. Cada pessoa recebe notificação quando lhe corresponde assinar
  3. O sistema regista cada assinatura de forma independente com o seu carimbo temporal
  4. Quando todos assinaram, o documento fica encerrado e disponível para todas as partes Na PGPlanning, este fluxo é automático. Não é necessário fazer seguimento manual nem enviar lembretes: a plataforma gere o estado de cada documento e notifica cada assinante no momento correto.

O que fica registado após uma assinatura digital Cada assinatura gera um registo que inclui:

  • Data e hora exatas da assinatura (carimbo temporal certificado)
  • Identificador do assinante
  • Endereço IP e tipo de dispositivo
  • Características associadas ao traço da assinatura
  • Hash do documento no momento da assinatura — qualquer modificação posterior invalida o documento Este registo é a diferença entre uma assinatura digital e uma imagem de assinatura colada num PDF. A primeira tem valor probatório; a segunda, não.

Como gerir a assinatura digital em RH Utilizar ferramentas independentes para assinar documentos cria um problema de fragmentação: os documentos ficam dispersos em e-mails, pastas locais ou plataformas externas desligadas do resto do sistema de gestão. A alternativa é integrar a assinatura diretamente no portal do colaborador.

O que ter em conta ao escolher uma solução de assinatura eletrónica para a sua empresa Nem todas as soluções de assinatura eletrónica trazem o mesmo valor num ambiente de RH. Três critérios determinam se uma ferramenta funciona a longo prazo: que esteja integrada no sistema de gestão de pessoas (e não como uma app independente), que gere rastreabilidade completa sem trabalho adicional para a equipa, e que cumpra o regulamento eIDAS e a legislação espanhola em vigor. Uma ferramenta de assinatura desligada do resto da operativa de RH resolve o papel, mas cria outro problema: dispersão de dados e gestão duplicada.

Está a avaliar implementar a assinatura eletrónica na sua organização? Mostramos-lhe como a PGPlanning integra a assinatura eletrónica no seu portal do colaborador e que resultado obtiveram as primeiras empresas que a implementaram. Solicitar demonstração gratuita.