El Onboarding se ha vuelto popular estos últimos meses, pero, ¿sabemos que es en realidad?… Imagina que has decidido cambiar de trabajo y es tu primer día en la nueva oficina… llegas allí y, no sabes cuál es tu puesto, no conoces al equipo con el que vas a trabajar, desconoces los procesos y no tienes una referencia dentro de la empresa a quien acudir en caso de duda o necesidad. Esta situación, puede llegar a ser una pesadilla para las personas que deciden dar un salto en su carrera profesional y cambiar de organización. Para evitar este tipo de situaciones, se desarrolló esta técnica, denominada Onboarding.
Visto desde el punto de vista del nuevo trabajador, ¿Cuál va a ser su primera impresión? ¿Qué confianza va a tener en sus primeros pasos dentro de la empresa?, recordemos que no tendremos una segunda oportunidad para causar buena impresión.
¿Cuál es el significado de Onboarding?
Es un proceso de adaptación de el/los nuevos integrantes de una compañía, a través del cual generamos confianza y el clima adecuado para que los nuevos talentos de tu organización encuentren las condiciones perfectas para desarrollarse y hacer florecer todo su potencial. Además, durante el aterrizaje se adquieren habilidades y conocimientos para llegar a ser una pieza clave en el funcionamiento de la empresa
¿Por qué es importante el Onboarding?
Tenes definido este proceso, aporta la información y las herramientas necesarias para que las nuevas incorporaciones se desarrollen dentro de la compañía en el menor tiempo posible, eliminando o disminuyendo las frustraciones o inseguridades que pueden llegar a ser un problema.
¿Quién debe llevarlo a cabo?
La definición y el diseño del proceso, es una responsabilidad del departamento de Recursos Humanos y que ha de llevar a cabo el responsable del área en el que aterrizará el nuevo colaborador. Aunque todo ello depende de la estructura de cada empresa. Si no tienes un departamento de recursos humanos, y los responsables se encuentran en un pico de trabajo, siempre puedes delegar este proceso en una persona que pueda aportar la confianza y el Know-how para llevarlo a cabo, siempre guiado de unas directrices y un objetivo.
A continuación, te contamos los pasos a seguir para realizar un proceso Onboarding exitoso:
- Planificación del proceso: Tener un plan de acción facilitará el proceso, y hay que tener en cuenta tres pilares sobre los que construir una buena relación:
Documentación y trámites legales: Estandarizar el envío del contrato, horarios, políticas de vacaciones, política retributiva, será una preocupación menos y hará que nos centremos en lo realmente importante.
Proceso de formación: Hay que tener claro que no es un proceso de 1 o 2 días, sino un periodo de adaptación que variará en función de la complejidad de sus competencias. Este proceso puede variar entre 1 y 6 meses. Dentro de este proceso podemos marcar hitos
Fomentar las relaciones y pertenencia a un equipo: Definir un mentor o mentores que acompañen al nuevo trabajador en el proceso, conseguirá que se integre mucho más rápido y desarrolle todo su potencial mucho antes, también aportará el sentimiento de pertenencia a un equipo, fomentando así la retención del talento.
- El proceso de Onboarding: Antes de que el trabajador se incorpore, hay que comunicar al equipo la nueva incorporación para evitar sorpresas. También hemos de haber aclarado con el nuevo trabajador las dudas que le puedan surgir antes de su incorporación.
Los primeros días son cruciales para construir una relación exitosa, es necesario que el nuevo trabajador se sienta acompañado, y que se dosifiquen las funciones e información para no saturarlo. Es mejor incrementar poco a poco las responsabilidades y funciones.
Tener un mentor acelerará el proceso de aprendizaje y aumentará el sentimiento de pertenencia al equipo, lo que se traduce en mayor productividad en el menor tiempo posible.
Un trabajador contento y motivado, aparte de ser un gran activo de la empresa, puede ser un prescriptor de nuestra empresa para la atracción de talento.
- Seguimiento, Cierre y Análisis: Cada persona necesita su tiempo, y no todos los roles requieren el mismo tiempo de aprendizaje, con lo cual, es difícil estipular un tiempo para el cierre del proceso Onboarding. Es aconsejable hacer reuniones de seguimiento periódicamente con el trabajador, para saber si su adaptación está siendo idónea o necesitamos variar algo del proceso. De esta manera, sabremos de primera mano, cómo está siendo su adaptación, qué problemas ha ido encontrando por el camino, en qué estado se encuentra el proceso… Estas reuniones, además, nos ayudarán a adaptar mejor nuestro método para futuras incorporaciones.
Principales objetivos del Onboarding
Ya sabemos que este proceso tiene varios pasos, una planificación, un seguimiento…pero ¿Cuáles son los beneficios de este proceso?
- Promover la conexión con el equipo. Las personas recién llegadas han de sentirse integradas y acompañadas tanto por compañeros como por responsables.
- Reducción de la frustración e incertidumbre. Los primeros pasos dentro de una nueva empresa pueden generar dudas e incertidumbre. El onboarding debe orientar al nuevo empleado hacia expectativas, responsabilidades y tener siempre la referencia reconocible que pueda disipar cualquier duda.
- Conocer el puesto de trabajo y la estructura. definir bien sus funciones y las expectativas de la empresa, así como conocer a quién debe reportar su trabajo… puede sonar reiterativo, pero empatizando con nuestro nuevo compañero, seguro que él no lo tiene tan claro.
- Generar feedback. Una comunicación continua, es la clave para conocer como se está llevando a cabo el proceso de integración y si debemos variar nuestro modelo de onboarding.
- Adaptación a la cultura empresarial. Durante el proceso de selección ya habrá conocido la cultura, valores y misión de la empresa, ahora es el momento de identificarse e implicarse en su desarrollo.
Herramientas para el proceso Onboarding
- Mentorización: Tenemos claro que un guía en este viaje hará que los pasos en falso sean menores. La mejor herramienta es un buen compañero de viaje.
- Gestor Documental: Facilitar la parte burocrática / legal, hará que no nos desviemos del camino realmente importante. En PGPlanning contamos con un gestor documental y próximamente la firma digital, así tendremos todo listo Contrato, modelo 145, PRL, etc…) a un click de distancia.
- Documentación de Formación: el diseño de una hoja de ruta facilitará el proceso de aprendizaje y además es un buen canal para transmitir la cultura de la empresa. Tener una plataforma en la que el trabajador tenga disponible toda la información necesaria, es una buena manera de acelerar este proceso. En PGPlanning, a través del módulo Portal del empleado, podremos poner a su disposición en su tablón de anuncios toda la información necesaria para el proceso Onboarding, teniendo la opción de interactuar a través de él.
- Gestión de tareas: Tener a tu disposición un módulo de tareas en el que poder incluir tareas de manera progresiva y ver su cumplimiento y las dudas que han podido surgir, es una manera de dar responsabilidades y saber qué problemática ha podido surgir en su desarrollo. En PGPlanning contamos con un módulo de tareas en el que poder incluir comentarios desde ambas partes y tener un feedback real del estado del proceso.
- Cuestionarios de control. de manera periódica (Semana, mes…) podemos facilitar al colaborador un cuestionario para saber en qué punto del proceso se encuentra y así poder tomar decisiones.
Onboarding para empresas, conclusiones
Ofrecer una experiencia positiva desde el primer día, conseguirá que el trabajador no quiera irse, generando así una fidelización del talento y un posible efecto llamada para otros talentos. Tener una buena acogida y primeros pasos firmes, hará que el trabajador no quiera irse de la empresa, reduciendo así los costes de contratación para la empresa.
La combinación de herramientas off y online, nos permitirán acelerar el proceso de integración y aprendizaje para llegar antes a su adaptación y autonomía como trabajador, este es nuestro objetivo final.
