¿Qué son las bolsas de horas?
Las bolsas de horas son un “saco” donde se gestionan horas de trabajo, ya sean sumando o restando, en función de distintas situaciones para cada empleado. Permiten llevar un saldo de horas independiente de las horas planificadas bajo sus horarios de trabajo o cuadrante de turnos.
¿Para qué se usan?
Son una herramienta para registrar los excesos o defectos de las horas trabajadas. A través de distintas incidencias suman o restan horas en función del tipo de cómputo.
Mediante la compensación de turnos contra la bolsa de horas, ya sea añadiendo un nuevo turno o convirtiendo un turno en compensado, o quitando un turno contra bolsa de horas, es decir convertirlo en libre compensado, se pueden ajustar los saldos de las bolsas de horas de los empleados otorgándoles días libres y asignándoles turnos de trabajo para equilibrar el saldo de las horas que tienen.
Hay muchas formas de controlar las horas de trabajo de los empleados. Hay tener en cuenta si afectan a las horas de convenio o si están fuera de esas horas de convenio porque se van compensando. Cada empresa las gestiona de manera diferente y no hay porque tener una única bolsa de horas para gestionar todos los conceptos. Podemos tener diferentes bolsas donde gestionemos en cada una de ellas lo que necesitemos.
PGPlanning ofrece una completa gestión de bolsas de horas, veamos un ejemplo.
Partimos de una empresa donde tiene un patrón de turnos definido trabajando con un 6×3, por lo que las horas anuales las va a marcar el propio patrón.
En este caso la empresa tiene un convenio con 1690 horas anuales. Pintamos el patrón 6-3 a un empleado durante todo el año con 30 días de vacaciones naturales y le salen unas horas anuales de 1760 horas.
Si recopilamos de los datos obtenidos hasta el momento vemos que el empleado según su convenio tiene que trabajar 1690 horas y una vez informadas sus vacaciones está trabajando 1760 horas, tenemos una diferencia que podemos gestionar a través de una bolsa de horas.
En PGPlanning utilizamos el concepto de inicialización viva, quiere decir que va a tener en cuenta siempre la diferencia entre las horas que tenemos que hacer por convenio y las que tenemos pintadas en nuestro cuadrante de forma anual.
En este caso nos aparecerá una inicialización viva de 70 horas, que es la diferencia existente entre las 1690 horas de convenio y las 1760 horas que tiene asignadas en su cuadrante. Es decir que este empleado está trabajando 70 horas más de las que tiene contratadas y son las que vamos a gestionar a través de la bolsa de horas.
Dentro de las bolsas de horas podemos configurar las incidencias que queramos para gestionar los saldos. Estas incidencias pueden ser positivas, negativas, por horas, por días, de ajuste… y podemos decidir cómo queremos que actúen dependiendo de cómo las utilicemos.
En este ejemplo, el empleado tiene que hacer sus horas de convenio y tiene un exceso de 70 horas. Por tanto, la gestión la iremos haciendo dándole libranzas en temporadas donde tengamos menos trabajo o nuestra demanda de personal esté por encima de lo que necesitamos. De esta forma alcanzaremos las horas deseadas.
Ese libre lo damos a través de una incidencia de compensación de decremento de la bolsa de horas, lo que definimos como DLC – día libre compensado. De esta forma vamos regularizando las horas para ajustar a las horas de convenio sin excesos ni defectos.
En el caso de llegar a final de año y no haber podido descontar todo el exceso de horas, podemos sincronizar la bolsa de horas y arrastrar ese saldo al año siguiente.
Esto permite tenerlo en cuenta a la hora de hacer el cuadrante de turnos anual, o podemos ajustarlo económicamente siempre y cuando no sobrepasemos las 80 horas establecidas para el pago de horas extras que regula el Estatuto de los Trabajadores. En el caso de excedernos tendríamos un aviso y dejaríamos esas horas pendientes para trasladarlas como exceso y descansarlas.
A partir de aquí, podemos analizarlo través de un informe que detallará todas las horas generadas, descansadas y cobradas con su fecha correspondiente.
Si hacemos otro ejemplo con este mismo empleado para ver el funcionamiento de otra manera, por ejemplo, todos los festivos van contra la bolsa de horas y computan 1.5 por hora, es decir que por cada hora de trabajo contamos 1.5 horas. Para ello crearemos una incidencia de incremento con un coeficiente de 1.5.
Y lo que haremos será aplicarla a todos los festivos del año donde este empleado tenga turno de trabajo, pasando así a tener un saldo en la bolsa de horas.
En este caso podemos hacer dos cosas para ir compensando esas horas.
- Descansos diarios cuando tenemos la demanda cubierta o podemos prescindir de algún trabajador por circunstancias de la producción.
- Hacer ajustes económicos pagando esas horas hasta un máximo de 80 horas extra que es lo que marca la ley y que podremos ir controlando con un límite que marquemos en la bolsa de horas sobre esa incidencia de ajuste económico.
En PGPlanning podemos controlar las que llevamos pagadas para no exceder de las 80 marcadas y poder llevar así una gestión de lo que se va liquidando y descansando en cada caso.
Si hacemos el pago de varias incidencias y damos libranza después podremos sacar un informe controlando todo lo que tenemos pagado, pendiente y descansado.
Todas las incidencias desde la administración de PGPlanning se pueden configurar para que los empleados puedan gestionarlas desde el portal del empleado. Así, podrán realizar solicitudes sobre los turnos compensados o ajustes económicos, teniendo en cuenta los movimientos por fecha pudiendo seleccionarlos o añadiendo simplemente el importe que se quiere cobrar en esa solicitud.
De igual manera, pueden ficharse estas bolsas de horas a través de nuestro control horario, lo que haría que automáticamente se sumase o restase el computo de tiempo fichado sobre la bolsa.
Como podemos ver, las bolsas de horas es una herramienta muy útil y eficaz para gestionar las horas de trabajo, su flexibilidad y transparencia.
- Nota: Todos los nombres de empleados que aparecen en las imágenes son ficticios
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