Anteriormente hemos hablado de como recibimos a un nuevo colaborador y como es el proceso onboarding del mismo. En el post de hoy hablaremos de como llevar a cabo el offboarding, la desvinculación de un empleado o lo que es lo mismo, cuando el ciclo de vida del empleado ha llegado a su fin en la empresa. Esto puede suceder por 3 motivos fundamentalmente:
- Jubilación
- Baja voluntaria
- Despido
Igual que en el resto del ciclo de vida dentro de la empresa, debemos estar preparados y tener planificado como actuar en este caso. Cuando hablamos de gestión de personas, no cabe la opción de la improvisación.
¿Qué significa Offboarding?
Se denomina offboarding al proceso en el cual, la empresa, facilita una salida a un trabajador, de la manera menos traumática posible. No todos los escenarios son traumáticos, pero sí debemos hacerlo, de tal manera, que la relación y la imagen de la empresa, no se vea afectada, y en la medida de lo posible, continuar la relación con la persona desvinculada o que esta termine de la mejor manera posible.
¿Por qué es importante el Offboarding?
Cuando un trabajador deja la empresa, de manera involuntaria, es el foco de atención dentro de la organización. El proceso de desvinculación contribuye de manera positiva a la reputación de la empresa, tanto externa como internamente. El trabajador habrá mantenido relación con la empresa y será una referencia allá donde vaya. Si el proceso no ha sido el adecuado, existe la posibilidad de que el resto de trabajadores de la empresa, pueda percibirnos de manera negativa, y la persona desvinculada no tenga un buen recuerdo de su periodo en nuestra empresa.
asegurándonos de llevar a cabo un buen plan de offboarding, nos aseguraremos de cumplir con toda la legalidad, plazos, documentación… evitando así posibles problemas a futuro.
Los 7 pasos clave para el offboarding
En función de la empresa y del colaborador, estos pasos pueden verse modificados, cada empresa es un mundo y cada trabajador, único. Aun así, tener un criterio común, nos ayudará a tener éxito en este proceso:
- Planifica el offboarding: al igual que en las incorporaciones, debemos tener un plan que nos facilite esta transición. Es fundamental dejar el terreno preparado para la persona que lo va a suplir, o que las tareas pendientes sean las mínimas para los compañeros del departamento.
Si nos damos cuenta, el proceso Offboarding, está directamente relacionado con el proceso Onboarding. En este paso, podemos ayudarnos de un Checklist para asegurarnos que no se queda nada pendiente y que, a futuro, podría ser un problema. También podemos utilizar el gestor de tareas de PGPlanning para planificar y calendarizar todo el proceso.
- Prepara la documentación: para este punto, el gestor documental de PGPlanning es un gran aliado, ya que tenemos en el gestor documental, desde el inicio de la relación laboral, toda la documentación generada, contrato, clausulas, certificados… al finalizar la relación generamos documentación adicional (carta de despido, si lo hubiese, certificado de empresa y liquidación y finiquito si procede). Es imprescindible antes de comunicar la decisión, tener todo listo y revisado.
- Empatiza con la persona: En primer lugar, tenemos que ponernos en el lugar de la persona que vamos a desvincular, saber cómo se siente y como le puede afectar el proceso offboarding. Tenemos que asegurarnos de que el proceso no sea traumático ni de que la huella que dejemos como empresa, sea negativa. Para ello debemos acompañar a la persona en el proceso, brindando nuestro apoyo y proporcionando información sobre cuales deberían ser sus siguientes pasos (Asesoramiento profesional, programas de formación…).
- Informa al equipo y otros actores implicados: Antes de que se hagan rumores incontrolables por la oficina, es mejor informar a los integrantes del equipo o departamento más cercano, normalmente con un plazo de una semana es suficiente, esto también va a depender del rol que desempeñe la persona que vamos a desvincular.
Antes de que el trabajador abandone su puesto, le brindamos la opción de elegir de qué manera la empresa anuncia su marcha, demostrando así respeto y empatía.
Si el trabajador tiene relación con clientes, proveedores y otros actores externos en las dinámicas de la empresa, también deben saber que su interlocutor será otro y no se encuentren con una sorpresa que puede generar desconfianza.
- Recupera el material y rescinde los accesos: Hoy en día, y más con los trabajos híbridos y teletrabajo, se entrega a los trabajadores ordenadores, teléfonos y dependiendo del volumen de la misma tarjeta de gastos, coche, uniforme, llaves de acceso… Todo este material, en PGPlanning podemos tenerlo actualizado en la ficha del empleado a través de los campos personalizados y facilitar así la gestión. también debemos rescindir las contraseñas de acceso a la nube, contraseñas… para la correcta protección de datos.
- Entrevista de salida y despedida: El objetivo de esta entrevista es, claramente, obtener feedback de la experiencia de la persona en nuestra empresa. De esta entrevista podemos sacar información muy útil para Recursos Humanos de cara a mejorar las decisiones a futuro, además es nuestra última oportunidad de dejar una buena impresión en el trabajador.
Las preguntas correctas nos pueden dar información de Debilidades y fortalezas de la empresa para poder mejorar nuestra estrategia de Recursos Humanos.
La despedida del trabajador también es importante en este proceso, no nos olvidemos que ha dedicado tiempo y esfuerzo en nuestra compañía y que pueda despedirse de todos los compañeros, le transmitirá un mensaje de positividad. No está de más avisar a los compañeros sobre su último día de trabajo.
- Reasigna las tareas de la persona: Tenemos que saber si vendrá una persona nueva a cubrir sus funciones o si definitivamente ese puesto desaparece y las funciones han de ser reabsorbidas por los integrantes del departamento. Esto lo hemos de tener en cuenta antes de la marcha y comunicarlo con tiempo suficiente para adaptarse a la nueva situación del departamento, ya sea de manera temporal o bien de manera indefinida.
Beneficios de tener un proceso offboarding
- Imagen de marca: Recordemos que tan importante es la imagen que transmitimos al resto de trabajadores de la empresa, como la imagen que se lleva la persona desvinculada y que, allá donde vaya tendrá un vínculo con nuestra empresa. Tener una buena imagen de empleador es importante a la hora de atraer talento.
- Gestión del proceso legal: Debemos de ser muy cuidadosos con toda la documentación que se genera. En este punto, ayuda mucho tener un checklist de documentación y revisar las veces que sean necesarias, cantidades a liquidar, envío de certificados, entrega y firma de documentos, que, por el contrario, si no es correcto este paso, puede desembocar en conflictos con el desvinculado, problemas legales y un deterioro de la imagen y la relación.
- Control y planificación: Tener pautado todo el proceso, y una plantilla en la que vayamos marcando los pasos completados y los restantes, es la mejor manera de tener todo bajo control, transmitiendo así seguridad en lo que hacemos y confianza al resto de trabajadores.
- Nuevas oportunidades. El offboarding nos va a proporcionar un escenario sobre el que podemos reestructurar roles y funciones, podemos fomentar la innovación, incluir nuevas generaciones en la organización…
- Feedback: Durante la entrevista de salida, debemos recabar información que nos puede resultar útil para futuras tomas de decisiones. Recordemos que la persona desvinculada ya es consciente de que se va a ir y puede decirnos con sinceridad áreas de mejora o procesos que son sensibles de cambiar o evolucionar.
Como PGPlanning puede ayudarte en el Offboarding
- Ficha del empleado: En la ficha del empleado podemos añadir campos personalizados, en los que podemos detallar todo el material, llaves, accesos que tiene el trabajdor. De esta manera, con un simple informe del trabajador tendremos todo listo para su control.
- Gestor Documental: A través del gestor documental, podemos facilitar al trabajador toda la documentación, sin tener que esperar al último momento, con el riesgo que ello supone, las prisas son malas consejeras.
- Firma digital: La digitalización de procesos está presente cada vez en más áreas de la empresa. A través de la firma digital, el trabador podrá tramitar toda la documentación que le facilitemos a través del gestor documental.
- Infomes e Informes personalizados: desde PGPlanning podemos obtener informes con horas extras, vacaciones, nocturnidades… cualquier dato sensible de liquidar en la desvinculación y que quede correctamente finiquitado cualquier concepto.
En definitiva, decir adiós a un trabajador, siempre será más sencillo sabiendo que tenemos el respaldo de una planificación a seguir, que nos guía por el camino de los buenos procesos y teniendo presente siempre a la persona que va a ser desvinculada de la empresa.
Hoy en día la rotación en las empresas es un hecho, ya no se busca quedarse toda la vida en la misma empresa, se buscan retos y proyectos que nos parezcan atractivos. El ciclo de vida de los trabajadores ha cambiado.