En otras ocasiones y post hemos comentado que existen dos tipos de personas, las que trabajan a turnos y las que no. Los empleados que desempeñan su trabajo a turnos, tienen unas necesidades específicas a mayores de las necesidades habituales de cualquier trabajador que trabaja con una jornada laboral de horario fijo.

Qué diferencia a un portal del empleado pensado para turnos

Un portal del empleado genérico resuelve bien las necesidades de alguien con horario fijo: consultar la nómina, pedir vacaciones, acceder a documentos. Pero para alguien que trabaja a turnos rotativos, esas funcionalidades son insuficientes. Lo que ese trabajador necesita saber cada día no es su sueldo: es si trabaja el próximo sábado, si su turno del jueves ha cambiado y si alguien puede cambiarle el domingo porque tiene una boda.

Multitud de software de RRHH y nómina ofrecen un portal del empleado o intranet en el que los empleados pueden acceder a información suya, de sus compañeros, su nómina, etc…, combinando información personal y privada con información corporativa. En aplicaciones más especializadas de RRHH se manejan cuestiones como evaluación, desempeño, formación, etc… Sin duda, funcionalidades de valor para empresa y empleados. Pero cuando una persona trabaja a turnos, necesita una información crítica para él y para la empresa, una funcionalidad que ofrezca una “gestión del tiempo”.

Esta «gestión del tiempo» es un concepto que nosotros manejamos en PGPlanning para denominar a todo lo que rodea a la jornada de trabajo (turnos, vacaciones, festivos trabajados, libranzas, absentismo, calendario, presencia…). Mejor explicado…. El empleado necesita conocer sus turnos de trabajo y su cuadrante con antelación suficiente y de forma actualizada para poder conciliar su vida personal con la laboral.  Cuando una persona no sabe si “le toca“ trabajar un sábado, domingo o festivo laboral con cierto margen su vida se complica. Pero ya no solo fines de semana o festivos, sino la libranza que le pueda corresponder entre semana. Porque ese día sus hijos tendrán que ir al colegio y ya estará todo organizado con los turnos conocidos por el trabajador.

Lo más probable es que para solventar esta falta de información digitalizada cada trabajador se instale una APP gratuita para poder trasladar su cuadrante según lo va conociendo, tendiendo que actualizar cada cambio que se produzca bien porque a él le interese, o a un compañero o porque la propia empresa decida realizarlo para adaptarlo al servicio. Este proceso, además de ser laborioso, puede provocar errores al traspasar toda la información.

Pero no nos centremos solo en acceder a la información, sino en poder interactuar con la empresa solicitando cambios sobre el cuadrante, porque si tengo una boda, un viaje, un bautizo, un cumpleaños, etc… y quiero cambiar mi turno, poder solicitarlo cuando desee y ver el cuadrante de mis compañeros para ver a  quien puedo cambiárselo es algo de valor incalculable para los empleados.

Y para estos empleados, que entran y salen del trabajo fichando sus entradas y salida e incluso sus horas extras, ¿no sería magnífico ver un resumen de fichajes  en tiempo real desde casa, en el móvil..?. Pero qué pasa si estoy enfermo y voy al médico, ¿no sería también magnifico notificarlo desde la propia consulta o si estoy en casa y no puedo levantarme de la cama desde el propio móvil?

Las funcionalidades que solo tienen los portales pensados para turnos

De forma más concreta, vamos a enumerar algunas de estas características de nuestro portal del empleado, enfocadas a la “gestión del tiempo”:

  • Acceso en tiempo real a mi cuadrante de forma completa
  • Ver el cuadrante de mis compañeros para solicitar intercambios de turnos
  • Poder solicitar libranzas, cambios de turno y vacaciones
  • Ver los cambios y aprobaciones en tiempo real
  • Recibir notificaciones de cambio de estado de mis solicitudes (aprobada, registrada, denegada)
  • Poder fichar de forma remota si mi trabajo es itinerante de forma geolocalizada
  • Poder fichar desde casa si teletrabajo o no siempre estoy en la oficina
  • Acceso a un tablón de anuncios
  • Resumen y estadística de turnos y horas trabajadas y permisos con todo detalle
  • Detalle completo de las vacaciones: días solicitados, aprobados, disponibles
  • Mapa de calor de las vacaciones de los compañeros
  • …

Por qué el WhatsApp no puede ser el portal del empleado

En muchas empresas con turnos, el grupo de WhatsApp del equipo funciona como portal del empleado informal: ahí se publican los cuadrantes, se piden los cambios de turno y se comunican las incidencias. Es una solución que funciona a corto plazo y que genera tres problemas estructurales.

El primero es la trazabilidad: un cambio de turno acordado por WhatsApp no queda reflejado en el cuadrante oficial. Si hay una inspección de trabajo, esa discrepancia entre el cuadrante publicado y el turno realmente trabajado no tiene justificación documentada.

El segundo es la equidad: cuando las solicitudes llegan por distintos canales (WhatsApp, llamada, mensaje directo), es muy difícil gestionar quién tiene preferencia y garantizar que la distribución de cambios es justa para todo el equipo.

El tercero es la carga del responsable: gestionar las solicitudes de un equipo de 20 o 30 personas por WhatsApp es una fuente constante de interrupciones que no genera ningún registro útil.

Un portal del empleado integrado con el cuadrante resuelve los tres problemas: el trabajador solicita el cambio dentro del sistema, el responsable lo aprueba verificando que es viable, y todo queda registrado con trazabilidad automática.

Como podemos darnos cuenta, todas estas funcionalidades no están incluidas en el portal del empleado “típico” de un software de nómina o RRHH. Son funcionalidades clave tanto para la empresa como para los empleados que trabajan a turnos. Gestionar el tiempo de trabajo, agilizar enormemente la comunicación y la gestión de cambios, y ofrecer una información esencial que evita una generación constante de consultas y solicitudes por parte de los empleados.

El portal del empleado de PGPlanning está disponible en iOS y Android y permite gestionar turnos, vacaciones y fichaje desde el móvil.

Por esta razón, cuando una empresa nos dice que ya tiene un portal del empleado le decimos que se lo piense dos veces y que analice de forma completa las funcionalidades que tiene VS las que necesita.