Una app de control horario se ha vuelto de suma importancia con el cambio del del control de la jornada laboral en este 2025, la digitalización de su registro se prevé obligatoria para mediados de año.

¿Qué dice la nueva normativa de control horario? Lo primero, esta nueva normativa según palabras del gobierno se espera aprobar hacia mediados de este año 2025, y con serias sanciones (desde 1000€ las más leves, hasta 10.000€ por empleado en las más graves). La ley dice recoge como obligado cumplimiento:  

  • No puede registrarse la jornada laboral en papel.  
  • Registro diario individual y exacto diario de cada inicio y fin de la jornada, sobre el horario o turno establecido.  
  • Dentro del registro diario de la jornada deberán registrarse todos aquellos descansos, incidencias o permisos que impacten en el cómputo de horas diario.  
  • Registrar claramente la información correspondiente a cada empleado. 
  • Indicar de forma precisa la fecha asociada a cada jornada laboral. 
  • Almacenar los registros durante un período mínimo de cuatro años. 
  • Garantizar que los registros estén disponibles para los empleados, sus representantes y la Inspección de Trabajo. 
  • Garantizar la inalterabilidad de los registros  
  • Fiabilidad de la fecha/hora registrada en cada fichaje. 

Si estás pensando en implementar o actualizar tu app de control horario, este artículo es para ti. Te contamos las 7 claves que deberías tener en cuenta para tomar la mejor decisión y garantizar que tu sistema de fichajes cumpla con todo lo necesario. 

¿Qué sistemas están permitidos y cuales no?

¿Qué tiene que tener una App de Control Horario?

1. Cumplimiento de la normativa vigente 

Con la nueva normativa de control horario que entra en vigor en 2025, las empresas están obligadas a utilizar sistemas digitales para registrar las horas trabajadas. Atrás quedaron los registros en papel: ahora se exige un sistema que sea preciso, digital y transparente. 

El sistema que elijas debe cumplir con estos requisitos para evitar sanciones y asegurar que tu empresa está al día con la legislación. Asegúrate de que el proveedor de la app de control horario esté al tanto de estas exigencias legales y que su solución esté completamente adaptada. 

2. Accesibilidad y facilidad de uso 

Una buena app de control horario no solo debe cumplir con la normativa, también debe ser sencillo de usar. Imagina a tus empleados enfrentándose a una interfaz complicada o a una app que se cuelga constantemente. Esto no solo genera frustración, sino también errores en el registro de la jornada laboral. 

Opta por un sistema que sea intuitivo y accesible, independientemente del nivel tecnológico de los usuarios. Además, es clave que sea compatible con cualquier dispositivo, ya sea un ordenador, una tablet o un teléfono móvil. La una app de control horario adaptable será un punto diferenciador. 

3. Acceso en tiempo real para inspecciones 

La nueva normativa también exige que la Inspección de Trabajo pueda acceder a los registros en tiempo real y de forma remota. Esto significa que el sistema de fichaje que elijas debe estar preparado para proporcionar esta funcionalidad. 

Contar con un registro actualizado y accesible de inmediato asegura que tu empresa sea totalmente transparente y que esté preparada ante cualquier inspección. No subestimes este punto; la capacidad de respuesta puede ahorrarte muchos dolores de cabeza. 

4. Integración con otras herramientas 

Un sistema aislado puede ser un lastre para la productividad. El mejor sistema de control horario es aquel que puede integrarse con otras herramientas que ya utiliza tu empresa, como el software de nóminas o las plataformas de gestión de recursos humanos. 

Esta integración no solo reduce la duplicidad de tareas, sino que también agiliza procesos como el cálculo y pago de horas extra, los permisos o las ausencias. Además, mejora la experiencia general de los empleados y de quienes gestionan estos registros. 

5. Seguridad y protección de datos 

Con el paso a sistemas digitales, la seguridad de los datos se convierte en una prioridad. La información personal y laboral de tus empleados debe estar protegida conforme al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD). 
 
Es importante también tener en cuenta que no se permiten sistemas biométricos (huella dactilar, reconocimiento facial), tal y como publicó la Agencia Española de Protección de Datos.  

Asegúrate de que la app de fichajes cuente con sistemas de seguridad robustos, como encriptación de datos, copias de seguridad y controles de acceso estrictos. La confianza de tus empleados también dependerá de cómo gestiones su información. 

6. Adaptabilidad al trabajo remoto y móvil 

El panorama laboral ha cambiado. El teletrabajo, los horarios flexibles y los modelos híbridos, empresas con distintas sedas, puestos de trabajo móviles… son cada vez más comunes. Por eso, tu sistema de fichaje debe ser lo suficientemente flexible para adaptarse a estos escenarios. 

Busca una solución que permita registrar la jornada laboral desde cualquier ubicación y dispositivo. La movilidad no puede ser un obstáculo para una app de control horario. 

7. Soporte técnico y actualizaciones constantes 

La tecnología evoluciona rápidamente, y las normativas también. Incluso la ley de 2025 deja abierta la puerta a futuras modificaciones técnicas. Por eso, el sistema que elijas debe contar con un soporte técnico confiable y actualizaciones constantes. 

Un proveedor comprometido estará disponible para resolver problemas y realizar mejoras que garanticen que tu sistema de fichaje siga siendo funcional, intuitivo y conforme a la ley. 

¡Elige bien y adelántate a los cambios! 

Implementar un sistema de control horario en 2025 no solo será una obligación legal, sino una oportunidad para mejorar la gestión del tiempo, productividad y métricas de absentismo en tu empresa. Siguiendo estas 7 claves, estarás preparado para cumplir con la normativa, aumentar la eficiencia y garantizar la transparencia. 

Recuerda, un buen sistema de fichaje no es solo una herramienta: es una inversión en la productividad y tranquilidad de tu empresa. ¡Elige inteligentemente y prepárate para un 2025 sin sorpresas! 

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