El registro horario en España lleva siendo obligatorio desde el 12 de mayo de 2019, cuando el Real Decreto-ley 8/2019 modificó el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores. Pero la ley de 2019 dejó un hueco importante: no especificó qué requisitos técnicos debía cumplir el sistema de registro. Eso permitió que miles de empresas siguieran usando papel o Excel durante años sin que la normativa lo prohibiera expresamente.
Ese hueco está a punto de cerrarse. El Consejo de Ministros aprobó en septiembre de 2025 la tramitación urgente de un Real Decreto que convierte el fichaje digital en la única opción válida, prohíbe el papel y el Excel, y obliga a que los registros sean inalterables y accesibles de forma remota para la Inspección de Trabajo. A fecha de mayo de 2026 el decreto no está publicado en el BOE, pero el Ministerio de Trabajo mantiene su objetivo de hacerlo antes de que termine el año, con un plazo de entrada en vigor de solo 20 días desde la publicación.
Para una empresa con jornada fija, el cambio es principalmente tecnológico: sustituir un método por otro. Para una empresa que opera con turnos rotativos, cobertura nocturna, cambios de turno entre compañeros o varios centros con distintos convenios, la adaptación tiene una complejidad operativa que va mucho más allá de elegir una app de fichaje. En PGPlanning llevamos más de una década trabajando con empresas de este perfil, y sabemos que los problemas de registro horario casi nunca son de tecnología. Son de integración con la realidad de cada turno.
Qué es el registro horario digital obligatorio y qué cambia en 2026
Definición: el registro horario digital obligatorio es la exigencia legal de documentar la jornada laboral de cada trabajador mediante sistemas electrónicos que garanticen trazabilidad, inmutabilidad y acceso remoto por parte de la Inspección de Trabajo, sin posibilidad de usar métodos manuales como papel o Excel.
La normativa vigente (RDL 8/2019) ya obliga a registrar la jornada, pero permite hacerlo en cualquier formato. Lo que cambia con el nuevo Real Decreto es el estándar técnico. Los requisitos del borrador normativo son:
Digitalización sin excepciones. El papel y el Excel dejan de ser válidos para cualquier empresa, sin umbral mínimo de plantilla ni excepción por sector.
Trazabilidad e inmutabilidad. Cada fichaje queda sellado con marca temporal automática. Las correcciones deben quedar vinculadas al registro original con fecha, hora y persona que las autoriza. No puede haber borrados sin rastro.
Acceso remoto para la Inspección. Los sistemas deben ser interoperables con la ITSS mediante protocolo API estandarizado. La Inspección podrá consultar los registros de forma remota sin necesidad de personarse en la empresa.
Conservación durante cuatro años en formato digital accesible, no solo almacenado.
Biometría restringida. El borrador prohíbe expresamente la huella dactilar y el reconocimiento facial como métodos de fichaje, salvo excepciones muy acotadas con justificación legal específica ante la AEPD.
Estado actual de tramitación (mayo 2026): el Consejo de Estado emitió un dictamen crítico el 23 de marzo de 2026 con objeciones técnicas sobre el impacto económico, el encaje jurídico y la protección de datos. Esto ha retrasado la publicación. El decreto no está en vigor, pero el Ministerio mantiene el objetivo de publicarlo en 2026. El plazo de vacatio legis previsto es de 20 días desde el BOE.
Por qué el registro horario digital es más complejo en empresas con turnos
La mayoría de las guías sobre esta normativa están escritas pensando en empresas con jornada de oficina. Para ese perfil, el registro horario digital es efectivamente simple: entrada, pausa, salida, tres fichajes por persona y día.
En empresas con turnos rotativos, la realidad es otra. Estos son los cuatro escenarios que generan más problemas de registro y más riesgo ante una inspección:
Turnos nocturnos y de madrugada
Un trabajador que entra a las 22:00 y sale a las 6:00 del día siguiente genera un registro que cruza dos fechas. Un sistema de fichaje no integrado con la planificación puede computar esa jornada mal, no respetar los descansos mínimos entre turnos en el sistema, o generar registros que a ojos de la Inspección parecen inconsistentes cuando no lo son. La trazabilidad que exige la nueva normativa tiene que poder explicar esa casuística sin intervención manual.
Cambios de turno entre compañeros
El intercambio de turnos es habitual en cualquier entorno con rotaciones. Cuando dos personas se cambian el turno, el registro tiene que reflejar la jornada real de cada una, no la planificada. Si el sistema de fichaje no está conectado con el cuadrante, la discrepancia entre turno asignado y turno trabajado queda sin justificación en el sistema, y eso ante una inspección puede interpretarse como incumplimiento.
Múltiples centros y distintos convenios
Una empresa con varios centros puede tener trabajadores cubriendo turnos en ubicaciones distintas a las habituales, con condiciones que varían según el convenio de cada centro. El registro digital tiene que acreditar dónde fichó cada persona y en qué condiciones, no solo cuándo.
Bolsas de horas y compensaciones
En convenios del sector sanitario, de vigilancia o de industria, las horas extra se acumulan en una bolsa para compensar con libranzas posteriores. Esas compensaciones tienen que estar registradas y justificadas. Un sistema que solo captura entrada y salida no puede acreditar ante la Inspección por qué una persona trabajó 10 horas el martes y no fichó el jueves: sin la integración con la gestión de jornada, esa información simplemente no existe en el sistema.
Lo que la Inspección de Trabajo ya exige hoy
Un error frecuente es pensar que el riesgo empieza cuando el decreto entre en vigor. La Inspección aplica criterios estrictos con la normativa de 2019 desde hace años:
En 2024 se levantaron 1.869 actas de infracción por registro horario, un incremento del 90,7% respecto a 2019. Las multas sumaron 20,19 millones de euros ese año (fuente: datos oficiales ITSS).
Lo que la Inspección ya considera insuficiente, aunque la norma técnicamente lo permita todavía:
Un Excel donde el responsable de turno rellena las horas al final del día de memoria. Registros modificables sin rastro de quién los cambió ni cuándo. Fichajes que no reflejan descansos reales ni horas extraordinarias. Empresas con varios centros que no pueden acreditar dónde fichó cada trabajador.
Con el nuevo decreto, estas situaciones pasarán a un régimen sancionador más estricto: el borrador contempla multas calculadas por trabajador afectado, con importes que pueden alcanzar los 10.000 euros por persona.
Qué debe cumplir un sistema de fichaje digital para empresas con turnos
No cualquier solución digital cumple la normativa. Y para empresas con turnos, hay criterios adicionales que marcan la diferencia entre un sistema que cumple el expediente y uno que funciona en la realidad operativa.
Requisitos técnicos que exige el borrador normativo
Sellado temporal automático en cada fichaje, sin posibilidad de modificar el dato original sin dejar constancia. Exportación de registros en formatos verificables (PDF, CSV) con garantías de integridad. Acceso remoto para la ITSS mediante protocolo API estandarizado. Identificación unívoca del trabajador en cada fichaje sin biometría prohibida (PIN, NFC, QR o app móvil son los métodos habituales válidos).
Lo que además necesita una empresa con turnos
La integración entre el fichaje y el cuadrante de planificación es lo que convierte un sistema válido en un sistema útil. Cuando ambas piezas están separadas, cada discrepancia entre turno planificado y jornada real hay que reconciliarla manualmente, con el riesgo de errores y la carga administrativa que eso implica.
En PGPlanning el fichaje está integrado directamente con la planificación. El sistema registra qué turno tenía asignado cada persona, qué horario real fichó, si hubo un cambio de turno validado y si existe una incidencia que justifique la diferencia. Si la Inspección pide explicaciones sobre un registro que no coincide con el patrón habitual de un empleado, la respuesta está documentada en el sistema, no en una hoja de cálculo que alguien tiene que buscar y explicar.
Lista de verificación: qué revisar antes de que llegue el BOE
Con un plazo de vacatio legis de 20 días, esperar a la publicación oficial es un riesgo real. Estas son las verificaciones prioritarias:
Trazabilidad de modificaciones. ¿Puede alguien cambiar un fichaje sin que quede registro de quién lo hizo y por qué? Si la respuesta es sí, el sistema no cumplirá la nueva normativa.
Sistemas biométricos. ¿Usas huella dactilar o reconocimiento facial para fichar? Quedarán prohibidos salvo excepciones muy acotadas. Necesitas una alternativa preparada.
Integración con planificación de turnos. ¿El fichaje y el cuadrante viven en sistemas separados? Las discrepancias entre turno planificado y jornada real no quedan justificadas automáticamente. Eso es exactamente lo que busca la Inspección cuando audita empresas con turnos.
Exportación verificable. ¿Puedes entregar los registros a la Inspección en un formato íntegro y no manipulable? Si solo tienes un Excel editable, no.
Cobertura nocturna y multisede. ¿El sistema registra correctamente jornadas que cruzan medianoche y ubica el fichaje en el centro correcto? Si no, tienes un riesgo de inconsistencia en el registro.
La obligación del registro horario digital lleva años construyéndose y la Inspección ya actúa con criterios que anticipan lo que vendrá. Para las empresas con turnos, la complejidad operativa hace que el margen de error sea mayor y las consecuencias de un sistema mal integrado más visibles ante cualquier control. Prepararse ahora es la diferencia entre una migración ordenada y una adaptación a contrarreloj cuando el BOE publique el decreto. Si quieres revisar si tu sistema actual cumple con lo que se viene, en PGPlanning podemos analizarlo con los datos reales de tu empresa.