¿Cómo gestionar turnos rotativos?

¿Cómo gestionar turnos rotativos? Son muchas las empresas, de sectores muy distintos, que trabajan con amplios horarios e incluso que cuentan con jornadas 24/7. Es decir, dan servicio o producen las 24 horas al día y los 7 días de la semana. Para todas estas compañías, contar con una eficiente gestión de turnos rotativos es clave para su productividad.

Y es que, un sistema de turnos bien estructurado no solo garantiza la cobertura necesaria para cada uno de los puestos de trabajo dentro de una empresa, sino que también influye directamente en la productividad, el bienestar de los empleados y la reducción del absentismo. Además, una buena planificación nos permite optimizar recursos, reducir costes y fomentar un buen ambiente laboral.

Por el contrario, un mal diseño de nuestra planificación puede generar desmotivación, agotamiento físico y mental, y aumentar la rotación de personal, lo que impacta negativamente en la calidad del servicio y la eficiencia de la empresa. Algunos factores como la duración de los turnos, la frecuencia de rotación y los períodos de descanso juegan un papel importantísimo en la correcta gestión.

Dicho esto, queda reflejada la importancia de elaborar un buen guion para la creación de patrones y el diseño de los turnos rotativos del personal de la empresa. Para ello, os vamos a dejar a continuación algunos de los aspectos más importantes y a tener en cuenta a la hora de definir nuestra estrategia.

1. Diseñar un sistema de turnos equilibrado

Un sistema de turnos bien diseñado es aquel que distribuye la carga de trabajo de una manera justa y equitativa. Es decir, que todos los trabajadores trabajen con total igualdad al resto de compañeros.

Como su propio nombre indica, un turno rotativo es aquel que después de un tiempo, se repite. Esto garantiza que, a lo largo del tiempo, todos los empleados que trabajan bajo el mismo patrón, tengan los mismos días de trabajo, mismas libranzas y mismos descansos durante los fines de semana y festivos. Dicho así, puede resultar obvio y sencillo, pero lo cierto es que, en la práctica, todo se complica. A la hora de diseñar un sistema de turnos equilibrado, es importante tener en cuenta lo siguiente:

Alternar los turnos de manera equitativa: Buscar un patrón para cada grupo de empleados que trabajan bajo las mismas condiciones y que cubren un mismo puesto de trabajo. Un error muy común es asignar siempre a los mismos empleados los turnos menos deseados (como noches o fines de semana). Esto hace que no tengamos turnos equitativos.

Respetar los descansos obligados: Cada país tiene normativas sobre horas máximas de un turno y los descansos obligatorios. Por lo tanto, es clave cumplirlas para evitar problemas legales y mejorar el bienestar del trabajador.

Considerar el ciclo circadiano: Aunque para muchos es un término de actualidad, lo cierto es que es recomendable respetar los ritmos biológicos o ciclos circadianos. Según la ciencia, esto mejora la salud y rendimiento de los trabajadores. Aquí lo lógico y más utilizado es establecer un cambio de turno con la secuencia: mañana, tarde y noche.

2. Aplicar una rotación progresiva

En relación con el punto anterior, cabe destacar la importancia de la manera en la que se rotan los turnos de trabajo, ya que esto afecta significativamente en la salud y el rendimiento de los empleados. Por lo tanto, tal y como comentábamos, lo más natural es elaborar una rotación hacia adelante (mañana, tarde, noche), puesto que respecta los ritmos biológicos naturales.

Por el contrario, establecer esta rotación de manera aleatoria o en sentido hacia atrás (noche, tarde, mañana), provoca la fatiga y un desajuste en el sueño de los empleados. Algo que genera sin ninguna duda, una reducción en su producción y la de la propia empresa.

Dicho esto, es recomendable:

Evitar cambios bruscos: No cambiar de turno de un día para otro sin dejar tiempo suficiente para adaptarse, tiempo de descanso y respectar en la medida de lo posible los ritmos biológicos.

Establecer ciclos que se repitan o ciclos rotativos: Si los empleados saben con antelación sus turnos, podrán organizarse en lo personal y tener el tiempo de descanso correcto.

3. Planificar y comunicar con anticipación

Dentro de una buena estrategia para gestionar turnos rotativos se recomienda realizar una planificación a largo plazo y comunicársela a los trabajadores con la mayor anticipación posible. De esta forma, podrán organizarse y favoreceremos la conciliación familiar y la desconexión laboral. Para ello, es conveniente:

Crear cuadrantes de turnos con semanas o incluso meses de anticipación: Lo ideal es poder generar una planificación anual, o en su defecto, un cuadrante base de todo el año sobre el que planificar posteriormente los cambios necesarios.

Publicar y compartir la planificación: Aunque lo más tradicional es colgar el cuadrante en una corchera o tablón de anuncios dentro de la propia empresa, cada vez es más habitual y recomendable contar con una herramienta digital que les permita consultar su cuadrante en cualquier momento y lugar.

Evitar en la medida de lo posible los cambios inesperados: Aunque hay circunstancias que no se pueden controlar, lo cierto es que los cambios de última hora generan estrés y problemas en la conciliación laboral-personal. Una buena recomendación, siempre que sea posible, es contar con un refuerzo que nos pueda realizar una cobertura ante cualquier imprevisto sin que esto suponga que tenga que venir a trabajar alguien que estaba librando.

4. Garantizar los descansos necesarios

El descanso adecuado es esencial para combatir al agotamiento, los posibles errores por falta de concentración y por supuesto, para mejorar la productividad. Una buena estrategia de descansos debe considerar los siguientes aspectos:

Tiempo mínimo de descanso entre turnos: Se recomienda al menos 12 horas entre un turno y otro.

Días de descanso semanal adecuados: Seguramente hayas oído hablar de los patrones más habituales o extendidos como el 6×3, 6×2, 4×1, 7×4, etc… Lo cierto es que, cuantos más días de trabajo consecutivos se hagan, suele ir asociado con un mayor tiempo de descanso. Sin embargo, contar con muchos días seguidos de trabajo favorece la acumulación de cansancio y falta de concentración y motivación. Es importante establecer unos patrones adecuados a cada caso y establecer un descanso semanal que garantice el bienestar de los trabajadores.

Pausas durante el turno: Además del descanso entre turno y turno y el global de la semana, es importante establecer los descansos a lo largo de la propia jornada de trabajo. Un descanso de 15 a 30 minutos en jornadas de larga duración, mejoran la productividad de forma general. Además, para trabajos más físicos o que requieren una alta concentración, realizar pausas más cortas a lo largo del turno, reducen los errores y la fatiga.

5. Escuchar a los propios trabajadores

Contar con la propia opinión de los trabajadores es un aspecto muy a tener en cuenta cuando queremos establecer una buena estrategia para gestionar turnos de trabajo. Cuando una gran mayoría habla bien o mal de ciertas decisiones, es algo que puede servir de gran ayuda la hora de revisar los cuadrantes o en la toma de ciertas decisiones. Por lo tanto, tener en cuenta la opinión de los trabajadores a la hora de realizar una planificación, puede ayudar a reducir el absentismo laboral. Dentro de la medida de lo posible, es aconsejable:

Permitir que los empleados expresen sus preferencias: Ya es bastante habitual, pero podemos valorar la opción de que los empleados puedan expresas sus preferencias de turnos. De esta manera, podremos tenerlas en cuenta, siempre que sea posible, en la elaboración de los cuadrantes. Esto generará una mayor satisfacción en los empleados.

Crear un sistema de intercambio de turnos ágil y adecuado: Ofrecer la posibilidad de que entre los propios empleados puedan gestionar los intercambios de turno, eso sí, cierto de ciertos límites.

Hacer encuestas periódicas: Así podremos conocer el nivel de satisfacción con la planificación.

6. Establecer la demanda necesaria sin sobrecargar al equipo

Es clave evitar que la empresa quede sin cubrir ciertas necesidades en determinados turnos, pero también es conveniente revisar y establecer bien la demanda para evitar el sobreesfuerzo de los empleados cuando no es estrictamente necesario. En el momento de establecer la demanda dentro de nuestra estrategia para la gestión de turnos rotativos, es importante:

Definir niveles mínimos de personal: para cada turno según la carga de trabajo en cada día de la semana y momento del año.

Contar con empleados de reserva o turnos de refuerzo: muy útil en períodos de alta demanda.

Evitar el exceso de horas extras: Esto es algo que pueden provocar un mayor agotamiento y el aumento de errores.

7. Ayudarnos de la tecnología

La gestión manual de turnos puede ser complicada y suele provocar muchos errores. Por lo tanto, utilizar herramientas digitales facilita la planificación y la comunicación entre la empresa y el empleado. Un claro ejemplo es PGPlanning, una de las mejores soluciones para todas aquellas empresas que están buscando una estrategia correcta para la gestión de turnos rotativos y de todo su personal.

Además de ser una completa herramienta para la generación de cuadrantes y gestión de personas que trabajan con todo tipo de horarios y turnos, cuenta con módulos adicionales que permiten una increíble comunicación entre empleado y empresa. Facilita mucho el día a día, la gestión de cambios, supone un gran ahorro de tiempo y favorece el buen ambiente laboral. Te animo a que solicites una demo de PGPlannig desde este mismo enlace.