Como ya sabrás gestionar contratos, nóminas, autorizaciones, clausulas informativas, confidencialidad, PRL, etc.… tiene una enorme gestión.
RR. HH invierte un gran esfuerzo en la distribución, custodia y registro de estos documentos. Pero principalmente, la mayor problemática reside en la firma de estos documentos por el equipo humano.
El inconveniente de base se genera de la dependencia física del empleado para firmar, que implica múltiples procesos antes y después de su firma: imprimir, escanear, archivar y distribuir. Después de todo esto surge el mayor inconveniente subyacente del documento escaneado y distribuido, así como su validez legal para todas las partes.
Para solventar estos inconvenientes, que evidentemente requieren un enorme esfuerzo en tiempo y dinero, hay una solución a nuestro lado, que es la firma electrónica. Muchos años lleva entre nosotros para individualmente firmar un documento en PDF, usada con un certificado digital para firmar, pero no tan evidente integrarla en nuestra herramienta de RRHH
Este artículo está dirigido a responsables de RR.HH., dirección y operaciones que evalúan cómo implantar la firma electrónica en su organización: qué tipos existen, qué validez legal tienen en España, cómo funciona el proceso a escala y qué resultado pueden esperar.
Tipos de firma electrónica y cuándo usar cada una
No toda firma digital tiene el mismo peso legal. En España, el Reglamento eIDAS distingue tres niveles:
Firma electrónica simple
Vincula una identidad a un documento de forma básica. Válida para autorizaciones internas, confirmaciones de lectura de políticas o acuses de recibo. No requiere certificado.
Firma electrónica avanzada
Identifica al firmante de forma unívoca y detecta cualquier alteración posterior del documento. Es el estándar para contratos laborales, nóminas y documentos de RR.HH. con implicaciones legales.
Firma electrónica cualificada
Equivalente legal a la firma manuscrita. Requiere certificado cualificado emitido por una entidad reconocida (FNMT, Camerfirma, etc.). Necesaria para trámites con la Administración Pública.
Para la mayoría de los documentos laborales -contratos, nóminas, autorizaciones- la firma avanzada es suficiente y la más utilizada en entornos empresariales.
Cómo funciona la firma electrónica en RRHH: el flujo completo
Emisión y envío del documento
- RR.HH. genera el documento en la plataforma y define quién debe firmarlo y en qué orden
- Cada firmante recibe una notificación y accede al documento desde su portal, sin descargas ni herramientas adicionales
- La firma se realiza desde cualquier dispositivo: ordenador, Tablet o móvil
- El sistema registra cada acción con sello de tiempo, características únicas de la firma (trazo, velocidad…entre otros) y archiva el documento automáticamente, verificando el proceso a través de un tercero certificado.
- RR.HH. puede consultar en tiempo real qué documentos están pendientes de firma, entregados, pendientes de firma o rechazados.
- Ante una inspección o auditoría, el historial completo está disponible en segundos
Flujos de aprobación con varios firmantes
Cuando un proceso requiere varias firmas, como un contrato que debe firmar el empleado, el responsable directo y RR.HH., la plataforma gestiona el orden automáticamente. Cada firmante recibe la notificación en el momento que le corresponde, sin que nadie tenga que hacer seguimiento manual. El documento no avanza hasta que cada paso está completado, y el registro de auditoría refleja cada acción de forma independiente.
Con varios firmantes
Cuando un documento requiere la firma de varias personas (por ejemplo, un contrato que deben firmar el empleado y el responsable de RR.HH.) el proceso necesita un flujo de aprobación ordenado:
- El iniciador envía el documento con el orden de firmantes definido
- Cada persona recibe notificación cuando le corresponde firmar
- El sistema registra cada firma de forma independiente con su sello de tiempo
- Cuando todos han firmado, el documento queda cerrado y disponible para todas las partes
En PGPlanning, este flujo es automático. No hay que hacer seguimiento manual ni enviar recordatorios: la plataforma gestiona el estado de cada documento y notifica a cada firmante en el momento correcto.
Qué queda registrado tras una firma digital
Cada firma genera un registro que incluye:
- Fecha y hora exacta de la firma (sello de tiempo certificado)
- Identificador del firmante
- Dirección IP y tipo de dispositivo
- Características asociadas al trazo de la firma
- Hash del documento en el momento de la firma – cualquier modificación posterior invalida el documento
Este registro es la diferencia entre una firma digital y una imagen de firma pegada en un PDF. El primero tiene valor probatorio; el segundo, no.
Cómo gestionar la firma digital en RRHH
Usar herramientas independientes para firmar documentos crea un problema de fragmentación: los documentos quedan dispersos en correos, carpetas locales o plataformas externas desconectadas del resto del sistema de gestión.
La alternativa es integrar la firma directamente en el portal del empleado.
En PGPlanning, los primeros clientes que han activado el módulo de firma digital han firmado más de 200 documentos en el primer mes, sin formación adicional y sin cambiar su flujo de trabajo habitual. El tiempo medio de gestión -desde la creación del documento hasta la firma y el archivo- se ha reducido un 50% respecto al proceso en papel o con herramientas externas.
El caso más claro es el onboarding: el contrato se genera, se envía y se firma antes de que el empleado llegue al primer día. Sin esperar a que llegue de la gestoría, sin papel, con copia disponible en el portal desde el momento de la firma.
Qué documentos laborales pueden firmarse digitalmente
Con validez legal plena en España:
- Contratos laborales y sus anexos
- Nóminas y recibos de salario
- Documentos de modificación de condiciones
- Políticas de empresa
- Registro de la jornada laboral
- Acuerdos de confidencialidad
Qué tener en cuenta al elegir una solución de firma electrónica para tu empresa
No todas las soluciones de firma electrónica aportan el mismo valor en un entorno de RRHH. Tres criterios determinan si una herramienta funciona a largo plazo: que esté integrada en el sistema de gestión de personas (no como una app independiente), que genere trazabilidad completa sin trabajo adicional para el equipo, y que cumpla con la normativa eIDAS y la legislación española vigente. Una herramienta de firma desconectada del resto de la operativa de RR.HH. resuelve el papel, pero crea otro problema: dispersión de datos y gestión duplicada.
¿Estás evaluando implantar la firma electrónica en tu organización?
Te mostramos cómo PGPlanning integra la firma electrónica en tu portal del empleado y qué resultado han obtenido las primeras empresas que lo han implantado.