workforce Management

En el entorno actual, las siglas, acrónimos y términos anglosajones se introducen en nuestro día a día. Muchos de vosotros os preguntaréis que significan estas siglas que aparecen en el ámbito de la planificación y gestión de recursos humanos.

Literalmente podríamos traducir WFM como: “Gestionar la fuerza de trabajo” o “Gestionar la fuerza laboral”. Este término se acuña en relación a un software de RRHH o planificación cuando nos permite llevar a cabo ciertas características, principalmente en relación al dimensionamiento, planificación, generación de cuadrantes y control diario.

Esta gestión de la fuerza de trabajo es aplicable a multitud de sectores. Se habla de soluciones WFM para Contact / Call Centers en muchas ocasiones, pero en nuestra opinión es extensible a multitud de servicios y sectores, que quedan condicionados
por la planificación de personas.

Principalmente un software WFM ofrece unas funcionalidades básicas que lo caracterizan en relación a la gestión de la fuerza laboral, tal y como traducíamos literalmente.

• Demanda de Personal
  
  El sistema debe permitir la definición / ajuste / análisis de la demanda de personal que necesitamos para cubrir nuestro servicio. La demanda de personal puede ser fija, variable, por días, periodos y debemos poder gestionarlo.  

PGPlanning ofrece una funcionalidad completa para definir nuestra demanda de personal de forma anual, por periodos e incluso por días. Esta demanda queda definida por periodo, habilidad del empleado, ubicación en la que le necesitamos, convenio y más variables, lo que permite ser muy preciso en la definición de esta demanda.   

• Planificación de personal.

LO QUE TENEMOS VS LO QUE NECESITAMOS.

Aquí entra una de las características relevantes del software, ya que debemos definir toda la casuística de nuestro personal: horas, contratos, convenios, festivos, calendario laboral, festivos laborales, condiciones personales, turnos,  y un largo etcétera para que el planificador pueda analizar si es viable cubrir las demandas de personal con nuestros recursos. Si no tenemos suficientes recursos para cubrir la demanda, no podremos ofrecer el servicio. No siempre es fácil verlo y más cuando tienes múltiples ubicaciones, habilidades, roles, departamentos y la demanda queda condicionada por estas variables. Cuanto más grande es el periodo más difícil es planificar.

PGPlanning ofrece del mismo modo, un planificador completo. Podemos reflejar todas y cada una de las condiciones de todos nuestros empleados que sustentan la planificación.

• Elaboración de cuadrantes y turnos de trabajo.  

Sería el siguiente paso a la planificación, muy especialmente en aquellas planificaciones que se trabaja a turnos o entornos de alta disponibilidad como son los 24×7 los 365 días del año.  La generación del cuadrante debe ofrecerse de forma integrada en la herramienta. Por supuesto, teniendo en cuenta todos los procesos anteriores y conjugando la mejor solución posible atendiendo a la demanda de personal a cubrir y la planificación de personas condicionadas por las variables existentes.

PGPlanning dispone de los motores de cálculo más avanzados del mercado para la generación de cuadrantes y turnos de trabajo. Una vez introducida la demanda de personal y todos los recursos que disponemos en el planificador, el motor comenzará a  buscar las mejores soluciones posibles a través de sus innovadores algoritmos. Tanto si tu problema se resuelve con un patrón, ciclo o escalera de turnos como si no se puede resolver a través de una de estas secuencias.
De nada sirven los pasos anteriores, si aquí no obtenemos una solución ajustada a la demanda y al planificador.

• Control / Gestión / Análisis del trabajo diario

En esta característica se combinan múltiples funcionalidades que pueden ser aplicables en unos u otros software.  Podemos entender en esta funcionalidad como medir, evaluar y controlar los resultados de todo el trabajo previo realizado sobre el papel. Cotejar la realidad con la planificación.

Aquí podríamos incluir distintas funcionalidades que vas a encontrar en PGPlanning.

• Control de la presencialidad y control horario que va desde un fichaje de entrada y salida, pasando por tareas controladas y fichadas por tramos horarios para medir la productividad.
  
  • Desglose y analítica de las horas trabajadas: Horas en festivos, horas nocturnas, horas en festivos, libranzas…
  • Control de incidencias, ausencias.
  • Métricas de bolsas de horas por empleado.
  • Automatización en la exportación de datos y conceptos que impactan mensualmente en la nómina.
  • Informes y cambios en tiempo real.
  • Cambios en tiempo real ante eventualidades, bajas.
  • Cambios e intercambios de turnos entre compañeros, previsualizando su impacto en la demanda antes de tomar la decisión.
  • Gestión de personal sustituto / externo.
  • Y un largo etc… de métricas y funcionalidades que componen un completo sistema de control, gestión y análisis de la fuerza de trabajo, de nuestro equipo humano.
  • Control completo del absentismo

Todas estas funcionalidades no solo cubren un departamento o área sino que implican a distintas partes de la empresa, desde planificación, producción, recursos humanos, y contabilidad , entre otros.

Esperamos que con este post, te hayamos acercado un poco más lo que significa un software WFM (Work Force Management). Probablemente si estás leyendo este artículo estés interesado en una solución de estas características y necesites implantarla en tu entorno de trabajo.

No dejes de consultarnos y solicitarnos información al respecto en https://www.pgplanning.es/es/contacto