Utilizar un patrón o ciclo de turnos rotativos: ¿está ajustado a lo que necesitamos?
Esta cuestión nos surge diariamente en el contacto diario con nuestros clientes, con empresas que nos consultan sobre su planificación y muy especialmente al comenzar nuestros proyectos. Existen multitud de empresas en las que su planificación de personal se basa en un patrón, ciclo, rueda o escalera de turnos, que no quiere modificar y que satisface sus necesidades. Esto se define sobre el papel pero la realidad suele ser muy distinta.
Cuando comenzamos el análisis y revisión de ese patrón en relación a sus necesidades o demandas de personal VS el personal del que disponen nos encontramos diferentes casuísticas.
Veamos un ejemplo con un patrón definido como 6X2:Tengo un patrón 6X2 que utilizo para toda la empresa repitiéndolo en las diferentes zonas de trabajo. El primer paso consiste en saber la duración que tiene ese patrón para poder saber el número de empleados mínimo que podrían hacerlo. Un patrón tiene que tener un número de “piernas” (concepto que hace referencia a las semanas) ajustado al número de empleados que tienen que realizarlo, no nos sirve utilizar un patrón 6X2 si después lo van a utilizar 5 empleados, ya que la demanda de personal nunca se cubrirá ya que el patrón lo deberían realizar al menos 8 empleados.
Otra casuística común, es la que querer utilizar un patrón o ciclo pero se desconoce cuál aplicar. Esta situación suele traducirse en: Conozco mi demanda, tengo 12 empleados y necesito encontrar un patrón que se ajuste a ello.
Ante este escenario de planificación con patrones siempre debemos tener en cuenta:
- Podemos buscar un patrón para resolver el problema pero debemos que tener en cuenta que si la demanda que solicitamos es superior al número de empleados del que dispone la empresa es imposible que se cumpla.
- Si la demanda de personal es igual al número de empleados que tiene la empresa las horas o días de trabajo a lo largo del año estarán muy por encima de las que marca el convenio de trabajo. Nuestra herramienta ofrece una herramienta muy visual y clara para el dimensionamiento de personal respecto a las horas de trabajo, mostrando el porcentaje de exceso y defecto en personas y número de horas restantes o excedidas.
- Y lo más importante que no siempre ven las empresas: Para poder planificar personas con un patrón de turnos y generar una planilla, es condición imprescindible que todos los empleados que van a utilizar ese patrón deben tener las mismas características. Es decir, tienen que poder hacer todos los turnos de trabajo que se solicitan en el patrón, todas las habilidades o competencias necesarias, todos los días de trabajo, y pueden estar en todas las zonas o ubicaciones de la empresa, sino el patrón no se puede aplicar.
Esta es una de las situaciones más comunes a las que un programa de turnos de trabajo debe responder, resolver problemas de planificación con patrones y sin patrones. Si en tu empresa los empleados, tienen distintas ubicaciones, habilidades y competencias, trabajan distintos días de la semana o tienen restricciones de ubicaciones por ej… necesitas una solución fuera de un patrón, ciclo o escalera de turnos.
Este fue uno de los principales motivos por los que desarrollamos nuestro producto PGPlanning: Resolver múltiples problemas de planificación de forma óptima. Algo que consideramos imprescindible en un programa de turnos de trabajo.
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