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aplicación turnos de trabajo

23 marzo, 2023

7 razones para NO hacer un cuadrante de turnos en Excel

2023-03-23T08:49:15+00:00 23 marzo, 2023|aplicación turnos de trabajo, calcular cuadrantes de personal, programas de turnos de trabajo, programas de turnos rotativos|

cuadrante de turnos en Excel
Ejemplo de cuadrante de turnos en Excel

La planificación de turnos de trabajo no es tarea sencilla. Cualquier persona que se enfrente a la elaboración de un cuadrante de turnos de trabajo lo sabe. Por este motivo vamos a darte 7 razones para no hacer un cuadrante de turnos en Excel.

La multitud de condicionantes que hay que cumplir (reglas, restricciones, convenio colectivo, pactos, vacaciones, etc..) sobre la realización de dicho cuadrante, debe alinearse con la demanda de personal que necesitamos cubrir en nuestro servicio.

Muchas empresas y entidades optan por utilizar hojas de cálculo para la planificación de turnos de trabajo. Todos sabemos que Excel es un recurso fácil, rápido y sencillo para multitud de tareas. Pero, en la elaboración de un cuadrante de turnos sus carencias son enormes. Lo sabemos, pero “no cuesta” y siempre está ahí.

Por otro lado, debemos tener en cuenta que los turnos de trabajo, impactan directamente en el ámbito laboral: legalidad, costes, interrelación con otros departamentos, pago de variables en nómina, prevención de riesgos laborales, absentismo, etc…

1. Tiempo

El personal encargado de realizar los cuadrantes invierte gran parte de su jornada en planificar y gestionar los turnos de trabajo. En algunos casos, puede dedicar toda su jornada laboral a realizar esta tarea perdiendo así su propia productividad.

2. Errores

En una hoja de cálculo toda la información que se traslada, como el número de trabajadores, turnos, cambios … se introduce de forma manual o mediante fórmulas, por lo que, ante una distracción, desplazamiento de una celda, copiar/pegar pueden cometerse errores que se arrastren en cadena.

3. Confidencialidad y seguridad

En muchas ocasiones existe la posibilidad de que ese Excel se comparta con otros usuarios, lo que conlleva riesgos. Uno de ellos es no conocer quién ha tenido acceso al mismo o quién ha podido realizar cambios, cuando y que información ha cambiado, etc. Por tanto, no tendás ninguna garantía de que esos cambios respeten las reglas a cumplir.

4. Dificultad de acceso de los empleados a sus cuadrantes de trabajo

El responsable de realizar los cuadrantes de trabajo tiene que compartir los cuadrantes con terceros (empleados, compañeros, …) teniendo que remitir o dar acceso a ese documento de forma constante.

Ante cambios, solicitudes o movimientos de cuadrante se deben compartir ese cambio con compañeros y empleados implicados, lo que obliga a tener que hacer esta gestión manualmente.

Algunas formas de hacerlo son:

1. Imprimiendo la hoja de cálculo tras encontrar un formato adecuado

2. Que cada trabajador lo firme y se le entregue una copia

3. Dejarlo en un tablón informativo a vista de todos los empleados

4. Enviándolo, por correo electrónico

5. Compartiéndolo en un servidor o nube

6. Comunicándolo por WhatsApp, llamando por teléfono

 Este proceso se repite una y otra vez por distintos motivos, dificultándose aún más dicha tarea a mayor número de departamentos y trabajadores.

5. No permite gestionar solicitudes, avisos e incidencias en un único entorno.

Si toda la planificación se realiza a través de la hoja de cálculo no existe la posibilidad de que los trabajadores pueden solicitar vacaciones, días libres, permisos, etc. teniendo que acudir probablemente a otra herramienta que contenga dicha información para poder plasmarlo en el mismo, por lo tanto, se pierde la posibilidad de que puedan ser validadas, rechazadas y notificadas de forma instantánea. El control del absentismo (solicitud, comunicación, duración,…) es algo esencial para el planificador de turnos, ya que debe cubrir el servicio.

6. Falta de automatización

  • Nunca dispondrás de un motor de cálculo
  • Sería inviable buscar automáticamente patrones de turnos rotativos
  • No podrás generar automáticamente el cuadrante anual con distintos patrones
  • Será imposible validar reglas antes cambios manuales
  • Carecerá de un registro automático de cambios
  • No enviará e información a los implicados
  • No tendrá comunicación con otras herramientas

7. Integración con otras herramientas

Igualmente Excel no podrá comunicarse con otras herramientas y requerirá de procesos paralelos en otras hojas de cálculo o procesos. Aquí van algunos ejemplos:

  • No podrá incorporar el alta de un trabajador desde otro software de RRHH.
  • No podrá comunicarse directamente con el programa de nóminas para el pago de variables (horas nocturnas, festivos, domingos trabajados,…)
  • No podrá cruzarse con el control horario y poder analizar horas planificadas VS horas fichadas, así como un absentismo por horas (visitas médico, asuntos personales, descansos, etc…)
  • No podrá comunicarse con el trabajador en tiempo real ni lanzar notificaciones de cambio, así como generar un registro de cambios para empresa y trabajador.

En conclusión

Ciertamente, Excel no se programó para planificar turnos de trabajo, pero su formato de filas y columnas sí permite hacer una representación de lo que son los días Vs personas e indicar un turno en una celda. A partir de aquí, poco más.  En consecuencia, los problemas y carencias se suceden uno tras otro.  Por eso, te recomendamos no hacer un cuadrante de turnos en Excel.

Un programa específico de gestión de turnos permite planificar y gestionar turnos de forma mucho más eficiente, pero no solo eso.

  • Podrás gestionar todo el absentismo de forma integrada en el cuadrante.
  • Podrás disponer de un control horario que se alimenta e interactúa con el cuadrante.
  • Podrás comunicarte con tus miembros del equipo y ellos contigo a través de un portal o una APP, siendo un proceso dinámico y fiable.
  • El trabajador podrá solicitar de vacaciones, cambios de turno, permisos, ausencias, días libres, así como un mejor acceso a sus cuadrantes de trabajo a través de un APP o portal web.
  • Tendrás una previsualización de solicitudes antes de aprobarlas o denegarlas.
  • Podrás interactuar con otros software como la nómina y tener informes personalizados para ti.

De esta forma, tendrás un entorno de trabajo diseñado para gestionar y planificar personas que te ofrecerá las herramientas y agilidad diaria que necesitas, minimizando errores y generando un entorno amigable entre todo el equipo de trabajo.

Con todo esto, si te ves reflejado en este artículo y necesitas un herramienta para la planificación y gestión de turnos de trabajo visita nuestra www.pgplanning.es y contacta con nosotros en https://www.pgplanning.es/contacto/

Más información
7 abril, 2022

Los 7 puntos clave en un software de gestión de turnos

2022-08-24T12:22:08+00:00 7 abril, 2022|aplicación turnos de trabajo, programas de turnos de trabajo, programas de turnos rotativos|

¿Qué es un software de gestión de turnos?

 

software de gestión de turnos

 

Cuando tenemos que planificar y gestionar turnos de trabajo y lo hacemos en un papel o en una hoja de cálculo nos damos cuenta el gran esfuerzo que conlleva y la poca versatilidad que tenemos en la gestión y organización de nuestro equipo humano.  Un software de gestión de turnos es una aplicación que sirve para definir nuestros horarios y turnos de trabajo, demandas de personal para cubrir el servicio y es capaz de generar el cuadrante de trabajo en función de las distintas restricciones y reglas que sean de aplicación.

 

Pero no debe quedarse ahí. Hoy, no solo necesitamos elaborar un cuadrante, también necesitamos gestionar las personas de nuestra planificación en distintos ámbitos en cuanto a la presencialidad y todas sus variables relacionadas como son las vacaciones, absentismo, control horario, etc.

 

Desde PGPlanning analizaremos cuales son los 7 puntos clave que debe contemplar un software de planificación y gestión de turnos de trabajo.

 

  1. Planificador de turnos

 

En primer lugar, el software debe permitirnos definir todos nuestros horarios, turnos de trabajo y sus peculiaridades. Un turno puede ser partido o puede ser continuado, cambiar de día desde que se inicia hasta que acaba, si tiene un descanso incluido o no como tiempo de trabajo, si es un turno de guardia o incluso distinguirlo como un turno nocturno.

 

Sin esta base no podremos continuar el siguiente paso, que será entrar en la generación del cuadrante.

 

turnos de trabajo
Ventana de definición y alta de un turno

 

2. Generador de cuadrantes

 

El generador de cuadrantes o calculadora de cuadrantes es el motor que nos ayudará a definir y encontrar la rotación, patrón o ciclo que será la base de la generación del cuadrante para cada persona. Puedes ampliar información aquí.

 

Pero, vamos por partes y definamos los conceptos necesarios para obtener esa rotación.

 

Reglas o Restricciones.

 

Definiremos las reglas o restricciones que debe cumplir nuestro patrón o rotación, como pueden ser asignación equitativa entre tipos de turnos entre empleados, número máximo o mínimo de días consecutivos de trabajo, turnos preferidos para el empleado, mínimo número de horas de descanso después de un turno de noche, y un largo etcétera.

 

Restricciones en turnos de trabajo
Algunas reglas y restricciones comunes

 

Estas reglas vendrán motivadas en muchas ocasiones por un componente legal, por acuerdos o pactos con los trabajadores, así como restricciones a nivel de convenio colectivo.  El software debe permitirnos reflejar todas aquellas que sean de aplicación para que nuestra rotación o patrón sea válido.

 

Una vez definidas las reglas o restricciones, pasaremos a definir el número de personas que necesitamos por cada turno, para cada día, en cada ubicación, con que habilidad, durante que periodo de tiempo… es decir, definiremos la demanda de personal, que no es otra cosa que definir las personas  donde y cuando las necesitamos para cubrir el servicio.

 

demandas de personal en un software de gestion de turnos
Definición de una demanda de personal

 

Pues bien, una vez que sabemos lo que necesitamos a través de nuestra demanda para cubrir el servicio, las reglas del juego o restricciones que se deben cumplir, debemos introducir nuestras personas y todas sus características, habilidades, limitaciones… para que el motor de cálculo pueda cruzar Lo que tenemos VS Lo que necesitamos. Y así podernos ofrecer una rotación que nos permita generar nuestro cuadrante completo extendiéndose en todo el año si es necesario, para poder así comprobar que la planificación se ajusta a las horas que deben trabajarse anualmente.

 

A partir de aquí el motor debe ofrecernos distintas alternativas y quedarnos con aquella que mejor encaje.  Una vez generado el cuadrante, pasaremos a gestionar nuestro día a día. 

 

3. Definición y Gestión del absentismo

 

En la planificación y gestión de turnos es esencial poder gestionar las ausencias del equipo humano. El software deber permitirnos configurar a medida todas aquellas incidencias o ausencias ya sean por días y por horas, incluso gestionando limites en cuanto a días máximos, días consecutivos, si son solicitables o su visibilidad en distintas partes de la aplicación, tanto por la empresa como por empleado. Pero podemos ir más allá y es que estas incidencias, especialmente las que son por horas puedan ficharse a través de un módulo de control horario.

 

Estas incidencias deben ser personalizables, gestionables y asistidas. En el caso de bajas por ejemplo, pudiendo incorporar los partes de baja (por empresa o trabajador), como la gestión de un sustituto que herede estos turnos planificados y así cubramos el servicio.

 

En muchos sectores es crítico gestionar las ausencias y cubrirlas en todo momento para que la demanda de personal fijada no se vea alterada. Esto se une a la posibilidad y utilidad de gestionar bolsas de horas que nos ofrezca realizar días libres compensados, añadir horas en la bolsa con multiplicadores (2 horas por 1 , por ej.), etc..

 

ausencias absentismo
Listado de inciencias de absentismo

 

4. Gestión de cambios

 

Gestionar cambios en un cuadrante de turnos es una constante. Principalmente motivados por el día a día, tanto por bajas, permisos, así como por necesidades del trabajador o empresa.

 

Poder gestionar cambios en el cuadrante de forma ágil es algo indispensable. Arrastrar y soltar sobre el cuadrante y que todo quede registrado con un motivo es un plus de cara a tener una trazabilidad de los cambios cuando los realiza el administrador. Veremos que esto es mucho más optimo si se realiza desde el Portal del empleado en muchas ocasiones.

 

5. Interacción con el empleado a través de un Portal del empleado

 

La digitalización de la gestión y planificación de turnos no debe quedarse solamente en la parte empresa, sino que debe llegar al empleado a través de un acceso que le permita no solo visualizar sus turnos sino interactuando en distintos procesos.

 

portal del empleado en software de gestión de turnos
Vista móvil del portal del empleado

 

Poder consultar el cuadrante desde el móvil o en casa a través de un PC o Tablet, es algo imprescindible. No debemos conformarnos con imprimir un cuadrante o bien distribuirlo por email en PDF. Un buen software de gestión de turnos debe permitir un acceso del empleado, para que, en tiempo real, pueda ver e interactuar en distintos ámbitos:

 

  • Ver su cuadrante y el cuadrante de sus compañeros para poder solicitar cambios e intercambios de turnos
  • Acceso a su estadística personal como horas trabajadas, bolsa de horas, vacaciones disfrutas y pendientes,
  • Digitalización y acceso a noticias, normativas, o circulares que puedan colgarse en el portal.
  • Descargas de documentos como nóminas, registros de la jornada laboral, etc.
    • Solicitudes de vacaciones, permisos o avisos. Es imprescindible que todas las solicitudes tengan un canal único a través del portal y evitemos que nos lleguen solicitudes por un email, papel, WhatsApp o llamadas.

 

A través del portal obtendremos un conjunto de funcionalidades de interacción del empleado y digitalización de distintos procesos que ayudarán enormemente al planificador de turnos y gestor del servicio. Amplia informacion del portal aquí.

 

6. Control horario

 

El siguiente paso y utilidad en un software de gestión de turnos es que nos ofrece un sistema de control horario – fichaje, tanto por motivos legales como la enorme versatilidad y potencia que supone tenerlo junto. Los continuos cambios, horarios, definición de turnos, vacaciones o ausencias quedan registradas en el sistema. Imagina todo esto integrado con la presencialidad, fichajes y control horario.

 

El cumplimiento del registro de la jornada laboral será infinitamente más sencillo si lo tenemos incluido en el sistema.  Ni que decir tiene que debe soportar un fichaje presencial para los centros de trabajo y un fichaje móvil para trabajadores móviles o teletrabajadores.

 

Una vez registrados estos fichajes podremos explotar información muy valiosa y dinámica como son las horas teóricas, planificadas y fichadas. Todo cruzado y combinado con las ausencias definidas, bolsas de horas y un largo etc.  Busca un sistema que te ofrezca todo integrado en la misma plataforma. Más detalles sobre control horario.

 

 

 

7. Integración con Nómina

 

Ya tenemos claro tras todo lo analizado, que el software de gestión de turnos, recogerá toda nuestra planificación, cambios, bolsas de horas, horas de trabajo, cómputos de bolsas de horas, fichajes, etc. Ya tenemos la información actualizada y agrupada en un punto, ahora es el momento de compartirla.

 

En el trabajo a turnos es habitual que mensualmente debamos recopilar todos los saldos correspondientes a los conceptos variables que genera el trabajador y que tengamos que liquidar en nómina, como pueden ser horas nocturnas realizas, horas en festivos, pago de festivos por días, horas extra y otros.

 

Habitualmente se recopilan de distintas fuentes de datos, interlocutores y hay que juntarlo para que RRHH o bien un asesor externo incluya estos conceptos en la nómina del trabajador.

 

En este punto, lo que nos interesaría es definir un formato con nuestros conceptos de forma personalizada para que pueda llevarse directamente al programa de nóminas. Por otro lado, si queremos hacerlo de forma muy simplificada, podemos exportarla información para enviárselo a un tercero aun siendo en un fichero de hoja de cálculo.

 

Aquí nos vamos dando cuenta del verdadero potencial de un sistema de gestión de turnos y todo lo que nos puede ofrecer más allá del mero cálculo de un cuadrante o un patrón de turnos. Descubre más sobre integración con aplicaciones.

 


Si te ha gustado el post y crees que podemos ayudarte en tu planificación y gestión de turnos no dejes de visitar https://www.pgplanning.es y contactar con nosotros.

Más información
5 mayo, 2021

Analizamos el patrón de turnos 6X3

2022-08-24T12:22:29+00:00 5 mayo, 2021|aplicación turnos de trabajo, patrón de turnos, turnos de trabajo|

Turnos 6×3

Turnos 6x3

La planificación de turnos de trabajo basada en ciclos de turnos rotativos, viene condicionada en muchas ocasiones por rotaciones “conocidas”, “estándar” o ya implantadas en otras empresas y/o sectores. Las empresas, trabajadores, sindicatos y/o comites de empresa, recurren a la búsqueda de ciclos o patrones que se utilizan en otras empresas, pregutando a compañeros, conocidos, o simple y llanamente buscando por Internet.

Hoy analizamos un turno rotativo extendido y utilizado comúnmente en algunos sectores. Tal y como nos dicen los clientes: “Un 6X3”

Así se denominan a todos aquellos ciclos, patrones, bucles, secuencias, ruedas o escaleras que tienen 6 días de trabajo consecutivos y posteriormente 3 días de descanso (y así sucesivamente).

En ocasiones, son de un único turno y en otras se pueden mezclar dos o incluso tres tipos de turno (M, T, N) en la misma secuencia de días de trabajo o bien cambiando de turno después de las libranzas.

También se podrá variar el orden de cambio de turno de un ciclo a otro, puede ser M – T – N o T – M – N para aprovechar mejor los descansos entre turno y turno en este segundo caso.

Algunas empresas los utilizan porque alguien se los ha recomendado. Otros, los han visto en alguna web, a algún empleado alguien le ha comentado que son estupendos para los ciclos de comidas, de sueño o para la conciliación familiar. En muchas ocasiones forman parte de un pacto entre la empresa y los trabajadores. Esta rotación no es posible modificarla sin pasar por la aprobación de un comité de empresa, negociación sindical o un grupo de personas.

Dependiendo del sector, de la empresa, o de las necesidades son más utilizados unos u otros, pero no siempre, son adecuados a las circunstancias existentes. Analizaremos algunos de ellos y veremos si se pueden modificar para que consigamos adaptarlo a nuestro caso particular.

Turnos 6×3 con 1 turno

Se trata de una secuencia de turnos en la que se trabajan 6 días de un mismo turno y se libran 3 y así sucesivamente. En el caso del turno de Mañana, el ciclo correspondiente sería el siguiente:

Rotación con 1 turno

Es un ciclo que dura 9 semanas, es decir, hasta la semana 10, al empleado no le vuelve a “tocar” la primera mañana en lunes. Si tuviéramos a esas 9 personas, cada día tendríamos a 6 personas de mañana y 3 librando.

Otra forma de usar el patrón es tener 3 personas, que empiecen por ejemplo en las semanas 1, 4 y 7 y así siempre tendríamos 2 personas de mañana.

De la misma forma, podrían combinarse las semanas, 2, 5 y 8; 3, 6 y 9 resultando siempre 2 personas de mañana y 1 libre.

El resto de las formas de usar el patrón, provocarían que cada día tengamos un número distinto de personas en el turno. Esto nos podría llevar al absurdo de tener el turno descubierto del todo.

Analizando más en detalle el patrón, podemos ver que, en 9 semanas, un empleado librará 2 fines de semana completos. Uno de ellos incluyendo el viernes y el otro el lunes, y en otras 2 ocasiones trabaja uno de los dos días del fin de semana. Uno de ellos el sábado y otro el domingo.

Si en vez de 6 mañanas, lo que hacemos es poner 6 tardes seguidas, el patrón empezando en el último de los días libres de la secuencia, es el siguiente:

Rotación con 1 turno de tarde

Tiene las mismas características que el analizado de las mañanas, sólo cambia el tipo de turno. Estos dos patrones se podrán combinar entre sí, si nuestras personas hacen solo uno de los turnos.

De la misma forma, podremos mezclarlo con el de noche, que si lo “pintamos” empezando con la primera de las libranzas, sería de la forma:

Rotación 6x3 con un turno noche

Tan solo con hacer un intercambio de turno entre sábados, conseguiremos que, en esas 9 semanas, los empleados libren 3 fines de semana completos, en vez de 2 y otros 2 a medias:

Rotación con un turno mañana

Pero, en este caso, ya no todas las secuencias de trabajo serán de 6 días sino que en una ocasión trabajarán 7 días y en otras dos la secuencia de turnos trabajados es de 5 días. Todo esto, en un conjunto de 9 semanas que dura el patrón completo.

Turnos 6×3 con 2 turnos

Si en vez de un turno, lo que hacemos es poner que de los 6 días 3 sean de un turno y 3 de otro:

Turnos 6x3 a 2 turnos

En este caso, con 9 personas tendremos cada día 3 de mañana y 3 de tarde.

Si tuviéramos 3 personas, conseguiríamos tener uno de cada turno y el otro siempre librando, empezando el ciclo, por ejemplo, en las semanas 2, 5 y 8.

En este ciclo, deberán ir siempre las mañanas y luego las tardes, para respetar el mínimo de horas de descanso entre turno y turno (al menos deberán ser 12 horas).

De la misma forma, se podría combinar la mañana con la noche, la tarde con la noche, teniendo especial precaución en que la noche siempre debe ir antes de las libranzas.

En el ejemplo están combinados mañana y tardes, pero podríamos combinar mañanas y noches o tardes y noches. Siempre en este orden para respetar el número mínimo de horas que deben pasar entre turno y turno que al menos deberán ser 12 horas.

Turnos 6×3 con 3 turnos

Si nuestra necesidad es cubrir 24 horas al día para toda la semana, pondremos los 3 turnos en la secuencia de 6 y tendríamos cada día 2 personas por turno. Pero no sería posible tener uno de cada porque 9 no es múltiplo de 2:

Rotación 6x3 a 3 turnos

En el caso de combinar los 3 turnos en la misma secuencia solo habrá un orden posible. Primero las mañanas, luego las tardes y a continuación las noches para poder respetar el número de horas que pasan entre turno y turno.

El patrón más extendido de este tipo es el llamado 6×3. Es el que hace 6 días del mismo turno 3 libranzas otros 6 de otro turno, las 3 libranzas y otros 6 del último turno.

La secuencia puede ser Mañanas, Tardes, Noches o Mañanas, Noches, Tardes para aprovechar al máximo las horas que pasan al cambiar de un turno a otro.

Si representamos gráficamente la segunda de las opciones tendremos:

Ciclo completo 27 semanas

En este caso, el ciclo o rotación completa dura 27 semanas ya que no es hasta la semana 28 cuando al empleado le tocaría trabajar la primera de las mañanas en lunes.

Para cubrirlo completamente necesitaríamos a 27 personas y así conseguiríamos tener a 6 personas de mañana 6 de tarde y 6 de noche.

Sí lo que queremos es cubrir un número menor de personas en cada turno debemos usar el patrón de manera estratégica. Usando el inicio de las semanas de tal forma que al combinarse entre ellos sean complementarios. Por ejemplo, si empezamos el patrón en las semanas 1,4,7,10,13,16,19,22 y 25 con 9 personas. De esta forma, conseguiremos tener 2 personas de mañana 2 de tarde y 2 de noche cada día de la semana. Además, todos los días, habrá 3 personas que librarán.

Turnos en detalle

Conseguiremos el mismo efecto si lo hacemos en la 3,6,9,12,15,18,21,24 y 27 respectivamente.

Sí continuamos analizando este patrón 6×3 podemos ver que se libran de manera completa 6 fines de semana, a mayores, 3 domingos y 3 sábados.  Además, en 2 ocasiones el fin de semana se une con el lunes y en otras 2 se une con el viernes anterior consiguiendo así tener una libranza de fin de semana de 3 días. Todo esto en un periodo de 27 semanas.

Dicho ciclo será completado en 2 veces a lo largo de un año.

Haciendo pequeños cambios en el patrón original (turnos 6×3) podemos conseguir tener uno bastante similar pero que tenga alguna ventaja, por ejemplo, tendríamos el siguiente ciclo:

Rotación 6x3

Ahora hemos conseguido tener 9 fines de semana libres de los cuales tres son de 3 días e incluso tenemos otros tres de 4 días.

Sin embargo, habrá veces que al empleado le tocará trabajar 7 días consecutivos y alguna vez incluso 5. Ya hemos perdido la regla de trabajar siempre 6 días seguidos.

En muchas ocasiones, haciendo pequeños cambios podemos conseguir que un ciclo estándar o conocido como este (turnos 6×3), se adapte mejor a las necesidade empresa y empleados.

En PGPlanning (www.pgplanning.es) te ayudaremos a conseguir las mejores opciones de planificación de turnos posibles para que estén adaptados a tus equipos de trabajo y a tu empresa. Para ello, tendremos en cuenta las reglas qué deben seguir los ciclos.

  • Los números mínimo y máximo de días de trabajo consecutivo.
  • El mínimo y el máximo de días libres consecutivos tanto después de turnos de noche como de turnos diurnos.
  • El número de fines de semana completos que deben liberar y el número de turnos que se deben de cubrir para cada día de la semana.
  • Todo esto sin olvidar las horas que los empleados pueden realizar a lo largo del año por convenio. Y , por supuesto todo el absentismo, por días y/o horas, sumado a bolsas de horas, compensaciones, etc..

Es importante saber y aclarar (que no siempre lo está), que para utilizar un mismo ciclo o patrón en un grupo de personas, todas deben poder hacer todos los turnos que componen esa rotación.

En caso contrario, habrá que hacer distintos grupos para que cada uno siga un patrón diferente. Así, entre todos, lograrán cubrir la demanda necesaria para la empresa a lo largo de todo el año.

No dejes de visitar https://www.pgplanning.es para obtener más información y contactar con nosotros. 

Más información
25 junio, 2020

Aplicación para turnos de trabajo y Covid-19

2022-08-24T07:52:46+00:00 25 junio, 2020|aplicación turnos de trabajo|

aplicacion turnos de trabajo
PGPlanning, aplicación para turnos de trabajo.

Durante el largo periodo de confinamiento vivido aquí en España por el coronavirus – Covid 19 surge una gran división en el mundo empresarial. Por un lado, empresas completamente paradas por cierre, cese de la actividad, ERTE´s, despidos… Y por otro, empresas desbordadas de trabajo. Estas últimas, con un exceso de demanda inasumible que les llevaba a nuevas necesidades de planificación y gestión.

En estos meses hemos captado importantes clientes del sector agroalimentario, sector farmacéutico, packaging, logística de e-commerce, fabricación textil y otros sectores que se han encontrado ante una situación muy difícil de manejar.  Su planificación de turnos de trabajo se ha visto tan crítica que han buscado ayuda urgente. Lo que antes era “simple”, se había vuelto imposible.

A partir de aquí se encuentran con la necesidad de adquirir una aplicación para turnos de trabajo. Ya no sirve el Excel. Conjugar todas las variables de convenio, horas, descansos, líneas de producción, habilidades, se ha vuelto IMPOSIBLE.

Por un lado y como inicio, se busca planificar y organizar turnos de trabajo. Pero por otro, se necesita poder llevar a cabo una gestión diaria de todo el equipo, que por supuesto trabaja a turnos.

La problemática en el trabajo a turnos es muy especial y concreta. En su mayoría, no reflejada por aplicaciones de recursos humanos generalistas.  Así que, estas empresas cuando reflejan esta problemática y ven todo lo que les puede ofrecer la aplicación, ven plasmada la solución a distintas necesidades que inicialmente no contemplaban.

En PGPlanning, nuestra aplicación para turnos de trabajo, se ofrece la generación del cuadrante para cada trabajador y también la gestión diaria sobre la planificación de esa persona, tanto en presencialidad, control del tiempo, absentismo y otros.

Algunas de las funcionalidades que en muchas ocasiones no se plantean a priori, van descubriéndose en los primeros contactos y conforme hablamos con el cliente. Algunas de ellas son:

  • La base: Aplicación para planificar los turnos y generar el cuadrante de trabajo.
  • Gestión de vacaciones.
  • Definición y control del absentismo.
  • Compensaciones: Bolsas de horas, ratios por horas, libres compensados, etc…
  • Gestor documental laboral, para incorporar nóminas, modelo 145, certificado de retenciones…
  • Asignación de tareas a los turnos y su fichaje.
  • Portal del empleado.
  • Control horario: Fichaje presencial y móvil (teletrabajo, tan extendido últimamente) asociado a cada turno.
  • Exportación de datos al programa de nóminas.
  • Integración con sistemas empresarias vía API, integración con directorio activo y otros.

En este momento, cuando ven estas funcionalidades se dan cuenta que una aplicación de turnos de trabajo, no es simplemente un generador de cuadrantes. Es un conjunto de utilidades que nos permiten hacer una completa gestión de nuestro equipo humano, pero plenamente enfocada al trabajo a turnos. Muy distinto de otros en los que no suele gestionarse una nocturnidad por horas, festivos, cambios de turno entre compañeros, guardias, turnos que cambian de día, sustituciones, ubicaciones, habilidades y un largo etc.

Por supuesto, todo a través de Internet. PGPlanning es 100% online, en la nube. Sin contacto físico, sin instalaciones presenciales, sin consultorías IN-SITU, agilizando la implantación con total seguridad. Todo de forma remota, lo que ha permitido no parar su producción, atender su demanda y prestar sus servicios con total disponibilidad.

Desde PGPlanning, ha sido un auténtico placer y un reto poder ayudar a todas estas empresas, que se han convertido en clientes. Incluso, cuando la demanda es menor y se ha estabilizado. Ahora, disponen de una aplicación para turnos de trabajo y mucho más, que les permite afrontar todos los retos en la planificación de turnos y cuadrantes, así como una completa gestión y mejora de la relación con sus empleados.

Gracias a todos los que habéis confiado en nosotros en los momentos más difíciles, cuando más lo necesitábais.

Para más información no dejes de visitar nuestra web en https://www.pgplanning.es  y nuestros videotutoriales en https://www.pgplanning.es/videos/

Más información
8 febrero, 2018

Adquirir un programa de cuadrantes de trabajo

2022-08-24T07:53:16+00:00 8 febrero, 2018|aplicación turnos de trabajo, programas de turnos de trabajo|

Leyendo este post probablemente te sientas identificado y te veas reflejado en uno de los posibles escenarios existentes en tu empresa.

Partamos de la necesidad y situación inicial.

En tu empresa se trabaja a turnos y tienes que planificar a tu equipo de trabajo a través de un cuadrante. La alternativa rápida y que es el origen de todos es utilizar una hoja de cálculo. Poco a poco y si tienes un mínimo de volumen te das cuenta que el día a día te desborda y que no puedes hacer todo lo que necesitas. Empezarás a utilizar comentarios, celdas ocultas, una hoja para cambios otra para incidencias, otra que tenga vacaciones, etc… construyendo un castillo de naipes que se hace incontrolable, pero sobre todo con un esfuerzo titánico por tu parte.

Decides que esto no puede continuar y miras si hay aplicaciones de generación de cuadrantes y turnos de trabajo. A partir de aquí, encuentras alternativas y propones a la dirección (si tú no eres el dueño) valorar la compra.

Y aquí se abren tres escenarios:

a) La decisión depende de ti y puede que alguien más: Eres el dueño o la persona de RRHH / Producción / Organización y tu valoras en primer y último lugar la herramienta. La adquieres y la pones en marcha. Tu trabajo se simplifica y eres capaz de hacer mucho más y en menos tiempo. Muy común en Micro Pymes.

b) La decisión depende de varios departamentos y personas implicadas.

Esta situación es la más común y es la que más se repite (Pymes). La dirección encarga a una persona a analizar el mercado (“rastreador”) que buscar por Internet alternativas, hace consultas técnicas sobre el producto a distintos proveedores y también aproximaciones económicas para tantear por cuanto puede salir una solución de estas características para las necesidades requeridas.

A partir de aquí, el director general, director de producción – organización, dirección de sistemas-informática, dirección de RRHH, director financiero (no siempre) y mandos técnicos intermedios se disponen a ver demos de las distintas opciones.
Aquí cada uno expone y valora sus necesidades propias o que directamente le afectan en el desempeño de sus funciones. El equipo de RRHH le preocupa el absentismo, los contratos, normativa legal,… la parte de producción valora la gestión de los turnos a cubrir, generación del cuadrante, festivos, la demanda de personal, las vacaciones de personal .Desde IT se valora la seguridad, la integridad y disponibilidad de la información e infraestructura, soporte y posibilidad de exportación-importación-interconexión. Y por último la dirección general y financiera que se basa en el consenso entre las partes y la propuesta económica. En muchos casos, existe un director o jefe de proyecto que coordina todas estas áreas, demos, reuniones y recopilación de información.

c) La decisión es “corporativa”

Cuando se entra en gran empresa partimos de la situación b), pero con decisiones mucho más lentas y complejas. En esencia es como la situación b) pero todo más complicado.

Cada decisión tomada es trascendental, nadie quiere tomar una decisión equivocada y por supuesto nadie quiere dejarse ningún requisito, demanda o necesidad por su parte. Todo el mundo anda con pies de plomo.

Una de las principales diferencias sumadas a las existentes en b)  es la integración con el entorno actual, importaciones de datos, interconexión, integración con terceros, tiempos de implantación, nivel de soporte y por supuesto el importe del proyecto.

Los procesos de adquisición se hacen muy lentos por la alta trascendencia e impacto cuando se apuesta por el cambio o implantación de un software que impacta en distintas áreas y sobre todo que afecta directamente a las personas. Estas, con el recurso más crítico de las empresas y condicionan directamente el servicio o producto que se ofrece.

Nuestra recomendación es nunca perder el foco y el origen del problema que es la generación del cuadrante y la gestión de turnos de trabajo. De nada sirven muchas funcionalidades añadidas al producto si la generación del cuadrante no es óptima. ¿De qué me sirve llevar datos a nómina si el producto no lo gestiona correctamente?, ¿de qué nos sirve sincronizar con un reloj de fichajes, si no me ofrece la información necesaria para el control total del absentismo?, ¿de qué me sirve analizar costes en un cuadrante mal calculado? … y así un largo etc.

Nuestra recomendación es centrarse en el origen del problema y su solución, así como la experiencia y equipo humano que hay detrás.  A partir de aquí evaluemos lo demás.

Si has vivido o vives otra situación y nos la quieres contar, contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

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5 diciembre, 2017

Planificación de pilotos y sus vacaciones en las aerolíneas

2022-08-24T07:53:19+00:00 5 diciembre, 2017|aplicación turnos de trabajo, calcular cuadrantes de personal, gestión de vacaciones, turnos de trabajo|

Últimamente nos vemos sorprendidos leyendo noticias de como compañías aéreas tienen que cancelar de forma masiva cientos de vuelos para poder hacer frente a la escasez de pilotos. Esta falta de pilotos se achaca a una falta de planificación ligada a la gestión de vacaciones.

Parece ser que por un lado la demanda de personal necesaria si debería estar establecida correctamente, pero otro lado la gestión de vacaciones ha  podido romper esa demanda de personal y turnos de trabajo necesarios, quedando el cuadrante “vacío” de pilotos en los días que los vuelos se encuentran planificados.

Ayer leímos la noticia de American Airlines, aerolínea americana en la que según se relata en la noticia, el sistema habría asignado “automáticamente” las vacaciones a los pilotos, quedando infinidad de vuelos sin cubrir:

https://elpais.com/economia/2017/11/30/actualidad/1512051512_365569.html

Y por supuesto la tan conocida noticia que saltó a la luz con la falta de pilotos en Ryanair en Septiembre de 2017, y la cancelación de vuelos que ha supuesto hasta marzo de 2018.

https://elpais.com/economia/2017/09/27/actualidad/1506513676_593118.html

Planificar es nuestro día a día. Analizamos y trabajamos con multitud de empresas en muy diversos sectores. Es más, alguno de nuestros clientes es una conocida aerolínea española.  Para todas estas planificaciones, evidentemente utilizamos nuestra herramienta de planificación PGPlanning, que nos permite analizar la demanda de personal, tanto antes como después de planificar.

¿Y cómo lo hacemos?

Le decimos a nuestra planificador, qué personas necesitamos, con qué habilidad, en qué ubicación y en qué fecha o periodo. Y todo esto ¿para qué?, sencillo: para que todos los días que yo esté planificando queden cubiertos con el personal que demando. Por supuesto, si no tengo personal para cubrir mi demanda el sistema me lo mostrará antes y durante la planificación.  Y esto no solo para una semana, mes, trimestre o cuatrimestre, sino un año completo a planificar.

Muy bien, ya he planificado.

Ahora bien, puede que lo haya hecho incluyendo previamente las vacaciones o por el contrario planificar y luego asignarlas. Aquí es donde puedo “romper” mi demanda de personal, no satisfacer las demandas de servicio definidas, y por tanto, tener que cancelar vuelos. No obstante este tipo de planificación muchas veces es inevitable y necesario.

Dicho lo cual, para evitar llegar a situaciones como esta, nuestro sistema permite previsualizar el impacto de una solicitud de vacaciones antes de ser aceptada, viendo en todo momento como quedará mi demanda si acepto esa solicitud.  Y no solo esto, si tengo que aceptarlo me sugerirá un sustituto disponible (pívot, backup, disponibles, correturnos…), si quiero traspasar el turno a otra persona, etc, etc… para intentar cubrir ese hueco y nunca dejar el servicio al descubierto. En otros sectores, una ausencia, puede asumirse con otro compañero o simplemente dar el servicio con una persona menos, pero cuando hablamos de un avión, si no hay piloto no despega.

Planificar personas es complejo, y hacerlo sin un control adecuado como: una asignación automática de vacaciones, romper la demanda y no previsualizar el impacto antes de realizar un cambio, una solicitud de libranza ó una baja, puede llevarnos a situaciones tan indeseables, complejas y delicadas como estas que hemos conocido en las aerolíneas.

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