En 2024, la Agencia Española de Protección de Datos sancionó a una empresa con 365.000 euros por usar lectores de huella dactilar para el control de presencia de sus empleados. No era una empresa que estuviera incumpliendo el registro horario: lo registraba. El problema era cómo lo hacía. Y esa distinción, entre registrar y registrar correctamente, es exactamente lo que el fichaje digital obligatorio va a poner en el centro de atención de miles de empresas en España cuando el Real Decreto entre en vigor.
A fecha de julio de 2026, el decreto sigue en tramitación. El Ministerio de Trabajo lo aprobó con carácter urgente en septiembre de 2025, pero el dictamen negativo del Consejo de Estado en marzo de 2026 ha retrasado su publicación en el BOE. El Ministerio mantiene su objetivo de publicarlo antes de que termine el año, con un plazo de vacatio legis de 20 días desde la publicación. Lo que ya está claro, incluso antes de que el decreto sea ley, es qué métodos de fichaje van a ser válidos y cuáles no. Esta guía lo explica.
Lo que ya obliga la normativa vigente
Antes de entrar en lo que cambia con el nuevo decreto, conviene tener claro lo que ya es obligatorio hoy. El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019, obliga a todas las empresas a registrar la jornada laboral de cada trabajador con independencia de su sector o tamaño. Ese registro tiene que conservarse durante cuatro años y estar disponible para la Inspección de Trabajo en cualquier momento.
Lo que la normativa vigente no especifica es el formato. El papel sigue siendo técnicamente válido hoy. Un Excel también. Pero la Inspección de Trabajo evalúa si el sistema utilizado es fiable y garantiza la veracidad del registro. Un registro en papel que alguien rellena de memoria al final de la semana o una hoja de cálculo que cualquiera puede editar sin dejar rastro difícilmente supera esa evaluación. En 2024 se levantaron 1.869 actas de infracción por registro horario, con multas que sumaron 20,19 millones de euros, según datos de la ITSS.
Qué cambia con el fichaje digital obligatorio
El nuevo Real Decreto elimina el margen de interpretación sobre el formato. Cuando entre en vigor, el papel y el Excel dejarán de ser métodos válidos. El sistema tendrá que cumplir requisitos técnicos concretos:
Sellado temporal automático. Cada fichaje tiene que quedar registrado con la hora exacta de forma automática, sin posibilidad de modificar el dato original sin dejar rastro. Si hay una corrección posterior, tiene que quedar vinculada al registro original con fecha, hora y persona que la autoriza.
Inmutabilidad del registro. El sistema tiene que garantizar que los datos no pueden alterarse sin dejar constancia. Un log de auditoría que registre cualquier modificación es el estándar que el decreto establece como referencia.
Interoperabilidad con la ITSS. El sistema tiene que ser compatible con la plataforma de la Inspección de Trabajo mediante protocolo API REST. La Inspección podrá solicitar los datos de forma remota, sin necesidad de personarse en la empresa, con un plazo de respuesta máximo de 24 horas.
Conservación durante cuatro años en formato digital accesible, no solo almacenado en un archivo que nadie puede abrir.
Identificación unívoca del trabajador en cada fichaje, sin biometría prohibida.
Los métodos válidos para el fichaje digital
PIN o contraseña individual
El trabajador introduce un código personal en un terminal o aplicación. Es el método más sencillo de implementar y cumple todos los requisitos: identifica de forma unívoca al trabajador, genera un sellado temporal automático y no requiere hardware especializado. Su limitación es que no impide que otro trabajador fiche en nombre de un compañero, aunque esa práctica constituye una infracción laboral independiente.
Tarjeta o llavero NFC
El trabajador acerca una tarjeta o dispositivo NFC a un terminal de fichaje. Es el método más habitual en entornos industriales, de seguridad y sociosanitarios. Ofrece una identificación fiable, es rápido y no requiere que el trabajador recuerde nada. El terminal tiene que estar conectado al sistema central para que el fichaje quede registrado de forma inmediata y trazable.
Código QR
El trabajador escanea un código QR desde su móvil o desde un terminal fijo. Funciona bien en entornos con trabajadores móviles o en múltiples ubicaciones. Algunos sistemas generan QR dinámicos que cambian periódicamente para evitar el uso fraudulento.
App móvil con o sin geolocalización
El trabajador ficha desde una aplicación instalada en su teléfono. Puede incluir geolocalización para verificar que el fichaje se realiza en la ubicación correcta, aunque la geolocalización tiene sus propias implicaciones en materia de protección de datos que requieren una evaluación de impacto previa. Sin geolocalización, la app es equivalente al PIN pero desde el móvil personal del trabajador.
Fichaje presencial en terminal PC o tablet
El trabajador ficha directamente desde un ordenador o tablet en el centro de trabajo, con identificación por usuario y contraseña. Es el método más común en entornos de oficina y contact center.
Los métodos que ya no son válidos o tienen restricciones severas
Huella dactilar y reconocimiento facial
Es el cambio más relevante y el que afecta a más empresas de las que parece. La AEPD clasificó en noviembre de 2023 los datos biométricos como datos de categoría especial conforme al artículo 9 del RGPD, cuyo tratamiento está prohibido con carácter general salvo que concurra una excepción específica.
Para el fichaje laboral, las excepciones que podrían aplicarse son muy restrictivas: requieren demostrar que no existe una alternativa menos invasiva, que se ha realizado una Evaluación de Impacto en la Protección de Datos (EIPD) previa, y que los trabajadores han sido informados específicamente del tratamiento. El consentimiento del trabajador no es una base válida por el desequilibrio de poder en la relación laboral, según la interpretación de la AEPD y el Comité Europeo de Protección de Datos.
La multa de 365.000 euros de 2024 no fue un caso aislado: la ITSS y la AEPD mantienen desde ese año un protocolo de colaboración por el que los inspectores de trabajo comunican a la AEPD los sistemas biométricos que detectan durante sus visitas. Eso significa que una inspección de trabajo puede derivar en un expediente sancionador de la AEPD aunque el motivo original de la inspección fuera el registro horario.
El nuevo decreto prevé prohibir expresamente la biometría como método ordinario de fichaje, con excepciones muy acotadas que requerirán justificación legal específica.
Papel y Excel
Cuando el decreto entre en vigor, el papel y el Excel dejarán de ser métodos válidos para cualquier empresa, sin umbral mínimo de plantilla ni excepción por sector.
Registros que pueden modificarse sin rastro
Un sistema digital que permite editar un fichaje sin dejar constancia de quién lo modificó, cuándo y por qué no cumple el requisito de inmutabilidad. No basta con que el sistema sea digital: tiene que ser trazable.
Qué hay que revisar en tu empresa antes de que llegue el BOE
Con un plazo de vacatio legis de 20 días desde la publicación, esperar a que el decreto esté en vigor para empezar a revisar el sistema es asumir un riesgo real. Estas son las verificaciones prioritarias:
¿Tu sistema actual permite modificar fichajes sin dejar rastro? Si la respuesta es sí, no cumplirá la nueva normativa aunque sea digital.
¿Usas huella dactilar o reconocimiento facial? Necesitas una alternativa preparada antes de que el decreto entre en vigor. Y si la Inspección de Trabajo visita tu empresa antes, el riesgo ya existe hoy con la normativa vigente de la AEPD.
¿El fichaje está integrado con el cuadrante de turnos? En empresas con turnos rotativos, las discrepancias entre turno planificado y fichaje real son frecuentes. Si el sistema no está integrado, esas discrepancias no quedan justificadas automáticamente y pueden interpretarse como incumplimientos ante una inspección.
¿Puedes exportar los registros en formato verificable? El decreto exige que los datos puedan entregarse a la Inspección en un formato íntegro y no manipulable.
En PGPlanning, el módulo de control horario está integrado directamente con la planificación de turnos. El sistema registra cada fichaje con sellado temporal, identifica al trabajador sin biometría (NFC, PIN o app móvil), permite correcciones trazables y exporta los datos en formato verificable. Si quieres comprobar si tu sistema actual cumple con lo que viene, podemos analizarlo con los datos reales de tu empresa. Solicita tu demo.