¿Cómo elegir un programa para la gestión de turnos? Utilizar un software o aplicación de este tipo, ofrece numerosas ventajas tanto a nivel empresarial como para los propios empleados y la comunicación entre ambos. Si eres de los que estás valorando la opción de contratar algún software de este tipo, estas son algunas de las principales razones por las que deberías hacerlo y olvidarte cuanto antes de los quebraderos de cabeza que suele generar llevar todo este control en Excel.
Aunque hay muchas alternativas en el mercado en cuanto a programas de gestión de recursos humanos, lo cierto es que son pocos los que están especializados en generación de planificaciones y gestión de personal que trabaja a turnos. Por lo tanto, es necesario fijarse bien en ciertas características para elegir la solución que mejor se adapte a nuestras necesidades. Entre las principales funciones, caben destacar:
Generación de cuadrantes de trabajo
Una de las principales características que tiene que ofrecer un software de este tipo es que nos permita crear planificaciones a partir de ciertas reglas y patrones. Por lo tanto, debe estar preparado para soportar todo tipo de horarios fijos, partidos, jornadas flexibles, turnos de guardias, turnos u horarios con descansos incluidos, etc.
Por supuesto, es importante que ofrezca una manera intuitiva y sencilla de elaborar patrones, secuencias o ciclos rotativos, visualizar la cantidad de horas que se cumplirían en una planificación para todo el año y que podamos compararlas con las de cada uno de los convenios.
Gestión eficaz de turnos rotativos
Poder definir y gestionar turnos rotativos es el pilar básico para la generación de cuadrantes de la manera más equitativa posible para todos los empleados que cuenta con las mismas condiciones y puestos de trabajo.
Una vez definidos estos turnos, un programa para la gestión de turnos y elaboración de cuadrantes, debe ofrecer una manera rápida y efectiva de poder realizar cambios de turnos y la notificación de dichos cambios a los empleados afectados.
Aplicación de reglas y restricciones turnos rotativos
La ley o el estatuto de los trabajadores establece ciertas normas o reglas que se deben cumplir y que tienen que ver con el tiempo de descanso mínimo entre turno y turno, número de días máximos de trabajo continuos, etc. Además, determinados convenidos o acuerdos empresariales aumentan este tipo de reglas a cumplir y que, complican todavía mucho más la elaboración de los cuadrantes del personal.
Por lo tanto, utilizar un software para la gestión de turnos rotativos y cuadrantes puede ser de gran ayuda si nos permite configurar este tipo de reglas. Es conveniente que además de las reglas generales, permita configurar o parametrizar otras reglas particulares de cada compañía o sector como el conteo de horas nocturnas en el turno de entrada o salida, si ciertos descansos computan o no como tiempo trabajado o criterios específicos de un perfil o habilidad.
Control del absentismo
Este es otro de los aspectos más importantes y a tener en cuenta a la hora de elegir un buen sistema de gestión de turnos. Es decir, que nos permita configurar de manera totalmente personalizada todas aquellas incidencias o motivos que hacen que cualquier trabajador se ausente por un tiempo de su puesto de trabajo.
Por lo tanto, es conveniente que ofrezca una manera rápida y sencilla de gestionar la solicitud de vacaciones, permisos, bajas, etc. Del mismo modo, debe ofrecernos la posibilidad de realizar la cobertura correspondiente de esas ausencias, cubriéndolas con otros empleados, personal externo, etc.
Portal del empleado
La interacción entre la empresa y el trabajador es algo fundamental en cualquier relación laboral. Sin embargo, la era digital en la que vivimos, ha cambiado la manera en la que relaciona un empleado con la empresa.
Esto facilita mucho la gestión de ciertos procesos como consultas de turnos, solicitud de cambios de turno, solicitud de permisos y vacaciones, notificaciones informativas, entrega de contratos, nóminas, certificados de retenciones, justificantes de ausencias, etc.
Algo que podemos cubrir si el software de gestión de turnos cuenta con lo que se suele llamar como Portal del Empleado. Un lugar donde cada empleado pueda acceder con su usuario y contraseña y en donde pueda consultar sus horas trabajadas, vacaciones, turnos, permisos, etc. Existen herramientas que, además, disponen de apps móviles para que los empleados puedan acceder a toda esta información en cualquier momento y desde cualquier sitio.
Control horario o registro de la jornada
Desde hace años es obligatorio realizar el fichaje o registro de la jornada laboral por parte de los trabajadores. Sin embargo, ha ido cambiando la normativa que regula el tipo de sistemas permitidos para tal fin.
A día de hoy, no está permitido el uso de la biometría (huella dactilar, reconocimiento facial, etc) para realizar el fichaje de la jornada, por lo que, los métodos que más se han popularizado son: el uso de un código PIN o ciertos dispositivos, como tarjetas, con tecnología NFC.
Independientemente del modo de fichaje, algo que debemos tener muy en cuenta es que el sistema de fichaje esté siempre sincronizado con el horario real de cada trabajador. De esta forma, podremos tener siempre controlado el tiempo teórico planificado y el tiempo real fichado. Si además nos permite gestionar bolsas de horas de manera paralela, mucho mejor.
Reportes y análisis de datos
Aunque puede resultar bastante obvio, pero también es importante fijarse en la posibilidad que nos ofrece a la hora de generar todo tipo de informes de horas trabajadas, absentismo, horas fichadas, turnos en festivos o fines de semana, nocturnidad o todo aquello que suponga un incentivo para la nómina.
Un buen software para la gestión de turnos y cuadrantes debería ofrecer la posibilidad de generar informes personalizados con los datos que la empresa necesite explotar en cada momento
Integración con otros sistemas
La digitalización de todos los procesos dentro de una empresa nunca suele ir de la mano. A medio o largo plazo, esto suele generar la necesidad de conectar diferentes sistemas y que entre ellos compartan ciertos datos o información.
Algo tan esencial como la planificación de los turnos de trabajo y toda la información asociada al trabajo diario de cada empleado es algo que afecta directamente a la productividad de la empresa. Es por eso, que cada vez más empresas utilicen determinadas herramientas para el análisis de todos estos datos.
Pero no es la causa única, ya que también existe una gran relación entre los turnos de los empleados y la generación de nóminas. Esto supone otra necesidad de integración entre el programa de gestión de turnos o cuadrantes y el programa de nóminas.
Para estos casos, lo ideal es que la integración se pueda hacer de manera sencilla, ya sea mediante la exportación e importación de ficheros o bien mediante el uso de una API. Por lo tanto, es otro detalle muy a tener en cuenta a la hora de elegir un software de gestión de turnos.
Entorno de pruebas o simulaciones
Planificar los turnos de todo el año para el total de trabajadores puede ser una tarea bastante tediosa, de ahí que sea cada vez más necesario contar con un programa que nos ayude en este proceso. Pero, además, estas planificaciones suelen estar vivas cada día, es decir, que están abiertas a cualquier cambio.
Cuando estas modificaciones son mínimas y se pueden cubrir de manera sencilla, no suele haber mucho problema. Ahora bien, la cosa se puede complicar mucho más cuando por necesidades de la empresa, hay que empezar a cubrir un mayor número de horas, por ejemplo.
Estoy supone tener que trabajar en una nueva planificación e implantarla a partir de una fecha determinada. Para ello, nuestro programa de gestión de turnos debería ofrecernos la posibilidad de poder crear una copia de nuestro cuadrante y llevarlo a un entorno de pruebas.
De esta manera, podremos hacer los cambios que creamos oportunos para cubrir la nueva demanda de la compañía sin tener que volver a un Excel o modificar la planificación actual.
Cómo cumple PGPlanning con todos estos requisitos
Si quieres conocer un poco más a fondo PGPlanning y cómo cumple con toda esta seria de requisitos esenciales para convertirse en un buen programa de gestión de turnos y creación de cuadrantes, te recomendamos que leas nuestro post: “Los 7 puntos clave para un software de gestión de turnos”.
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