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programas de turnos de trabajo

23 marzo, 2023

7 razones para NO hacer un cuadrante de turnos en Excel

2023-03-23T08:49:15+00:00 23 marzo, 2023|aplicación turnos de trabajo, calcular cuadrantes de personal, programas de turnos de trabajo, programas de turnos rotativos|

cuadrante de turnos en Excel
Ejemplo de cuadrante de turnos en Excel

La planificación de turnos de trabajo no es tarea sencilla. Cualquier persona que se enfrente a la elaboración de un cuadrante de turnos de trabajo lo sabe. Por este motivo vamos a darte 7 razones para no hacer un cuadrante de turnos en Excel.

La multitud de condicionantes que hay que cumplir (reglas, restricciones, convenio colectivo, pactos, vacaciones, etc..) sobre la realización de dicho cuadrante, debe alinearse con la demanda de personal que necesitamos cubrir en nuestro servicio.

Muchas empresas y entidades optan por utilizar hojas de cálculo para la planificación de turnos de trabajo. Todos sabemos que Excel es un recurso fácil, rápido y sencillo para multitud de tareas. Pero, en la elaboración de un cuadrante de turnos sus carencias son enormes. Lo sabemos, pero “no cuesta” y siempre está ahí.

Por otro lado, debemos tener en cuenta que los turnos de trabajo, impactan directamente en el ámbito laboral: legalidad, costes, interrelación con otros departamentos, pago de variables en nómina, prevención de riesgos laborales, absentismo, etc…

1. Tiempo

El personal encargado de realizar los cuadrantes invierte gran parte de su jornada en planificar y gestionar los turnos de trabajo. En algunos casos, puede dedicar toda su jornada laboral a realizar esta tarea perdiendo así su propia productividad.

2. Errores

En una hoja de cálculo toda la información que se traslada, como el número de trabajadores, turnos, cambios … se introduce de forma manual o mediante fórmulas, por lo que, ante una distracción, desplazamiento de una celda, copiar/pegar pueden cometerse errores que se arrastren en cadena.

3. Confidencialidad y seguridad

En muchas ocasiones existe la posibilidad de que ese Excel se comparta con otros usuarios, lo que conlleva riesgos. Uno de ellos es no conocer quién ha tenido acceso al mismo o quién ha podido realizar cambios, cuando y que información ha cambiado, etc. Por tanto, no tendás ninguna garantía de que esos cambios respeten las reglas a cumplir.

4. Dificultad de acceso de los empleados a sus cuadrantes de trabajo

El responsable de realizar los cuadrantes de trabajo tiene que compartir los cuadrantes con terceros (empleados, compañeros, …) teniendo que remitir o dar acceso a ese documento de forma constante.

Ante cambios, solicitudes o movimientos de cuadrante se deben compartir ese cambio con compañeros y empleados implicados, lo que obliga a tener que hacer esta gestión manualmente.

Algunas formas de hacerlo son:

1. Imprimiendo la hoja de cálculo tras encontrar un formato adecuado

2. Que cada trabajador lo firme y se le entregue una copia

3. Dejarlo en un tablón informativo a vista de todos los empleados

4. Enviándolo, por correo electrónico

5. Compartiéndolo en un servidor o nube

6. Comunicándolo por WhatsApp, llamando por teléfono

 Este proceso se repite una y otra vez por distintos motivos, dificultándose aún más dicha tarea a mayor número de departamentos y trabajadores.

5. No permite gestionar solicitudes, avisos e incidencias en un único entorno.

Si toda la planificación se realiza a través de la hoja de cálculo no existe la posibilidad de que los trabajadores pueden solicitar vacaciones, días libres, permisos, etc. teniendo que acudir probablemente a otra herramienta que contenga dicha información para poder plasmarlo en el mismo, por lo tanto, se pierde la posibilidad de que puedan ser validadas, rechazadas y notificadas de forma instantánea. El control del absentismo (solicitud, comunicación, duración,…) es algo esencial para el planificador de turnos, ya que debe cubrir el servicio.

6. Falta de automatización

  • Nunca dispondrás de un motor de cálculo
  • Sería inviable buscar automáticamente patrones de turnos rotativos
  • No podrás generar automáticamente el cuadrante anual con distintos patrones
  • Será imposible validar reglas antes cambios manuales
  • Carecerá de un registro automático de cambios
  • No enviará e información a los implicados
  • No tendrá comunicación con otras herramientas

7. Integración con otras herramientas

Igualmente Excel no podrá comunicarse con otras herramientas y requerirá de procesos paralelos en otras hojas de cálculo o procesos. Aquí van algunos ejemplos:

  • No podrá incorporar el alta de un trabajador desde otro software de RRHH.
  • No podrá comunicarse directamente con el programa de nóminas para el pago de variables (horas nocturnas, festivos, domingos trabajados,…)
  • No podrá cruzarse con el control horario y poder analizar horas planificadas VS horas fichadas, así como un absentismo por horas (visitas médico, asuntos personales, descansos, etc…)
  • No podrá comunicarse con el trabajador en tiempo real ni lanzar notificaciones de cambio, así como generar un registro de cambios para empresa y trabajador.

En conclusión

Ciertamente, Excel no se programó para planificar turnos de trabajo, pero su formato de filas y columnas sí permite hacer una representación de lo que son los días Vs personas e indicar un turno en una celda. A partir de aquí, poco más.  En consecuencia, los problemas y carencias se suceden uno tras otro.  Por eso, te recomendamos no hacer un cuadrante de turnos en Excel.

Un programa específico de gestión de turnos permite planificar y gestionar turnos de forma mucho más eficiente, pero no solo eso.

  • Podrás gestionar todo el absentismo de forma integrada en el cuadrante.
  • Podrás disponer de un control horario que se alimenta e interactúa con el cuadrante.
  • Podrás comunicarte con tus miembros del equipo y ellos contigo a través de un portal o una APP, siendo un proceso dinámico y fiable.
  • El trabajador podrá solicitar de vacaciones, cambios de turno, permisos, ausencias, días libres, así como un mejor acceso a sus cuadrantes de trabajo a través de un APP o portal web.
  • Tendrás una previsualización de solicitudes antes de aprobarlas o denegarlas.
  • Podrás interactuar con otros software como la nómina y tener informes personalizados para ti.

De esta forma, tendrás un entorno de trabajo diseñado para gestionar y planificar personas que te ofrecerá las herramientas y agilidad diaria que necesitas, minimizando errores y generando un entorno amigable entre todo el equipo de trabajo.

Con todo esto, si te ves reflejado en este artículo y necesitas un herramienta para la planificación y gestión de turnos de trabajo visita nuestra www.pgplanning.es y contacta con nosotros en https://www.pgplanning.es/contacto/

Más información
7 abril, 2022

Los 7 puntos clave en un software de gestión de turnos

2022-08-24T12:22:08+00:00 7 abril, 2022|aplicación turnos de trabajo, programas de turnos de trabajo, programas de turnos rotativos|

¿Qué es un software de gestión de turnos?

 

software de gestión de turnos

 

Cuando tenemos que planificar y gestionar turnos de trabajo y lo hacemos en un papel o en una hoja de cálculo nos damos cuenta el gran esfuerzo que conlleva y la poca versatilidad que tenemos en la gestión y organización de nuestro equipo humano.  Un software de gestión de turnos es una aplicación que sirve para definir nuestros horarios y turnos de trabajo, demandas de personal para cubrir el servicio y es capaz de generar el cuadrante de trabajo en función de las distintas restricciones y reglas que sean de aplicación.

 

Pero no debe quedarse ahí. Hoy, no solo necesitamos elaborar un cuadrante, también necesitamos gestionar las personas de nuestra planificación en distintos ámbitos en cuanto a la presencialidad y todas sus variables relacionadas como son las vacaciones, absentismo, control horario, etc.

 

Desde PGPlanning analizaremos cuales son los 7 puntos clave que debe contemplar un software de planificación y gestión de turnos de trabajo.

 

  1. Planificador de turnos

 

En primer lugar, el software debe permitirnos definir todos nuestros horarios, turnos de trabajo y sus peculiaridades. Un turno puede ser partido o puede ser continuado, cambiar de día desde que se inicia hasta que acaba, si tiene un descanso incluido o no como tiempo de trabajo, si es un turno de guardia o incluso distinguirlo como un turno nocturno.

 

Sin esta base no podremos continuar el siguiente paso, que será entrar en la generación del cuadrante.

 

turnos de trabajo
Ventana de definición y alta de un turno

 

2. Generador de cuadrantes

 

El generador de cuadrantes o calculadora de cuadrantes es el motor que nos ayudará a definir y encontrar la rotación, patrón o ciclo que será la base de la generación del cuadrante para cada persona. Puedes ampliar información aquí.

 

Pero, vamos por partes y definamos los conceptos necesarios para obtener esa rotación.

 

Reglas o Restricciones.

 

Definiremos las reglas o restricciones que debe cumplir nuestro patrón o rotación, como pueden ser asignación equitativa entre tipos de turnos entre empleados, número máximo o mínimo de días consecutivos de trabajo, turnos preferidos para el empleado, mínimo número de horas de descanso después de un turno de noche, y un largo etcétera.

 

Restricciones en turnos de trabajo
Algunas reglas y restricciones comunes

 

Estas reglas vendrán motivadas en muchas ocasiones por un componente legal, por acuerdos o pactos con los trabajadores, así como restricciones a nivel de convenio colectivo.  El software debe permitirnos reflejar todas aquellas que sean de aplicación para que nuestra rotación o patrón sea válido.

 

Una vez definidas las reglas o restricciones, pasaremos a definir el número de personas que necesitamos por cada turno, para cada día, en cada ubicación, con que habilidad, durante que periodo de tiempo… es decir, definiremos la demanda de personal, que no es otra cosa que definir las personas  donde y cuando las necesitamos para cubrir el servicio.

 

demandas de personal en un software de gestion de turnos
Definición de una demanda de personal

 

Pues bien, una vez que sabemos lo que necesitamos a través de nuestra demanda para cubrir el servicio, las reglas del juego o restricciones que se deben cumplir, debemos introducir nuestras personas y todas sus características, habilidades, limitaciones… para que el motor de cálculo pueda cruzar Lo que tenemos VS Lo que necesitamos. Y así podernos ofrecer una rotación que nos permita generar nuestro cuadrante completo extendiéndose en todo el año si es necesario, para poder así comprobar que la planificación se ajusta a las horas que deben trabajarse anualmente.

 

A partir de aquí el motor debe ofrecernos distintas alternativas y quedarnos con aquella que mejor encaje.  Una vez generado el cuadrante, pasaremos a gestionar nuestro día a día. 

 

3. Definición y Gestión del absentismo

 

En la planificación y gestión de turnos es esencial poder gestionar las ausencias del equipo humano. El software deber permitirnos configurar a medida todas aquellas incidencias o ausencias ya sean por días y por horas, incluso gestionando limites en cuanto a días máximos, días consecutivos, si son solicitables o su visibilidad en distintas partes de la aplicación, tanto por la empresa como por empleado. Pero podemos ir más allá y es que estas incidencias, especialmente las que son por horas puedan ficharse a través de un módulo de control horario.

 

Estas incidencias deben ser personalizables, gestionables y asistidas. En el caso de bajas por ejemplo, pudiendo incorporar los partes de baja (por empresa o trabajador), como la gestión de un sustituto que herede estos turnos planificados y así cubramos el servicio.

 

En muchos sectores es crítico gestionar las ausencias y cubrirlas en todo momento para que la demanda de personal fijada no se vea alterada. Esto se une a la posibilidad y utilidad de gestionar bolsas de horas que nos ofrezca realizar días libres compensados, añadir horas en la bolsa con multiplicadores (2 horas por 1 , por ej.), etc..

 

ausencias absentismo
Listado de inciencias de absentismo

 

4. Gestión de cambios

 

Gestionar cambios en un cuadrante de turnos es una constante. Principalmente motivados por el día a día, tanto por bajas, permisos, así como por necesidades del trabajador o empresa.

 

Poder gestionar cambios en el cuadrante de forma ágil es algo indispensable. Arrastrar y soltar sobre el cuadrante y que todo quede registrado con un motivo es un plus de cara a tener una trazabilidad de los cambios cuando los realiza el administrador. Veremos que esto es mucho más optimo si se realiza desde el Portal del empleado en muchas ocasiones.

 

5. Interacción con el empleado a través de un Portal del empleado

 

La digitalización de la gestión y planificación de turnos no debe quedarse solamente en la parte empresa, sino que debe llegar al empleado a través de un acceso que le permita no solo visualizar sus turnos sino interactuando en distintos procesos.

 

portal del empleado en software de gestión de turnos
Vista móvil del portal del empleado

 

Poder consultar el cuadrante desde el móvil o en casa a través de un PC o Tablet, es algo imprescindible. No debemos conformarnos con imprimir un cuadrante o bien distribuirlo por email en PDF. Un buen software de gestión de turnos debe permitir un acceso del empleado, para que, en tiempo real, pueda ver e interactuar en distintos ámbitos:

 

  • Ver su cuadrante y el cuadrante de sus compañeros para poder solicitar cambios e intercambios de turnos
  • Acceso a su estadística personal como horas trabajadas, bolsa de horas, vacaciones disfrutas y pendientes,
  • Digitalización y acceso a noticias, normativas, o circulares que puedan colgarse en el portal.
  • Descargas de documentos como nóminas, registros de la jornada laboral, etc.
    • Solicitudes de vacaciones, permisos o avisos. Es imprescindible que todas las solicitudes tengan un canal único a través del portal y evitemos que nos lleguen solicitudes por un email, papel, WhatsApp o llamadas.

 

A través del portal obtendremos un conjunto de funcionalidades de interacción del empleado y digitalización de distintos procesos que ayudarán enormemente al planificador de turnos y gestor del servicio. Amplia informacion del portal aquí.

 

6. Control horario

 

El siguiente paso y utilidad en un software de gestión de turnos es que nos ofrece un sistema de control horario – fichaje, tanto por motivos legales como la enorme versatilidad y potencia que supone tenerlo junto. Los continuos cambios, horarios, definición de turnos, vacaciones o ausencias quedan registradas en el sistema. Imagina todo esto integrado con la presencialidad, fichajes y control horario.

 

El cumplimiento del registro de la jornada laboral será infinitamente más sencillo si lo tenemos incluido en el sistema.  Ni que decir tiene que debe soportar un fichaje presencial para los centros de trabajo y un fichaje móvil para trabajadores móviles o teletrabajadores.

 

Una vez registrados estos fichajes podremos explotar información muy valiosa y dinámica como son las horas teóricas, planificadas y fichadas. Todo cruzado y combinado con las ausencias definidas, bolsas de horas y un largo etc.  Busca un sistema que te ofrezca todo integrado en la misma plataforma. Más detalles sobre control horario.

 

 

 

7. Integración con Nómina

 

Ya tenemos claro tras todo lo analizado, que el software de gestión de turnos, recogerá toda nuestra planificación, cambios, bolsas de horas, horas de trabajo, cómputos de bolsas de horas, fichajes, etc. Ya tenemos la información actualizada y agrupada en un punto, ahora es el momento de compartirla.

 

En el trabajo a turnos es habitual que mensualmente debamos recopilar todos los saldos correspondientes a los conceptos variables que genera el trabajador y que tengamos que liquidar en nómina, como pueden ser horas nocturnas realizas, horas en festivos, pago de festivos por días, horas extra y otros.

 

Habitualmente se recopilan de distintas fuentes de datos, interlocutores y hay que juntarlo para que RRHH o bien un asesor externo incluya estos conceptos en la nómina del trabajador.

 

En este punto, lo que nos interesaría es definir un formato con nuestros conceptos de forma personalizada para que pueda llevarse directamente al programa de nóminas. Por otro lado, si queremos hacerlo de forma muy simplificada, podemos exportarla información para enviárselo a un tercero aun siendo en un fichero de hoja de cálculo.

 

Aquí nos vamos dando cuenta del verdadero potencial de un sistema de gestión de turnos y todo lo que nos puede ofrecer más allá del mero cálculo de un cuadrante o un patrón de turnos. Descubre más sobre integración con aplicaciones.

 


Si te ha gustado el post y crees que podemos ayudarte en tu planificación y gestión de turnos no dejes de visitar https://www.pgplanning.es y contactar con nosotros.

Más información
5 marzo, 2020

Cómo planificar personas que trabajan a turnos : Horarios y Cuadrantes

2022-08-24T07:52:48+00:00 5 marzo, 2020|calcular cuadrantes de personal, programas de turnos de trabajo, turnos de trabajo|

Ante clientes y mercados más exigentes, la planificación y dimensionamiento de nuestro equipo humano es una tarea subestimada en multitud de ocasiones.

Cuando hablamos de planificar personal solemos pensar en grandes empresas, servicios 24×7, grandes fábricas, hoteles, personal médico… un elevado número de personas, pero nada más lejos de la realidad. Planificar personas es un problema existente en múltiples negocios y entornos sea cual sea su tamaño.

Todas las empresas manejan multitud de variables que se conjugan entre ellas para poder realizar una planificación horaria y de turnos.  Veamos unos sencillos ejemplos:

Un pequeño taller mecánico tiene que organizar sus empleados, porque siempre debe haber X personas en su puesto (chapa, pintura, mecánica, electricidad…) y no es lo mismo que sea lunes por la mañana que un sábado, refuerzos en verano y navidades donde existen picos de trabajo y se disparan las visitas al taller.

Una pequeña tienda de ropa necesitará una persona en la caja, otra para atención al público y otra para acondicionar la ropa en sus ubicaciones.

Ambos negocios, aunque muy distintos manejan variables múltiples o comunes, como son la legislación, horarios, convenios, vacaciones anuales, permisos retribuidos, bajas, reducciones de jornada, etc. Las mismas variables, pero con menos recursos.

Y así hasta llegar a medianas empresas como una fábrica 24×7 o un Callcenter que atiende llamadas 24h al día durante 365 días al año, como puede ser un cliente que gestiona el servicio 112 o 061, como se nos da el caso.  Todas las empresas necesitan planificar sus equipos de trabajo y si el servicio está condicionado por las personas,
la planificación es crítica.

Toda planificación de equipos nace en la existencia de una persona para realizar un trabajo. A partir de esta base se suman las variables del espacio – tiempo. Cada persona debe encontrarse en un lugar, un día y en una franja horaria que podemos denominar turno o jornada laboral.

Pero sumadas a las variables que comentábamos anteriormente y en función de nuestro negocio y la prestación de nuestros servicios o productos, surgen distintas variables que condicionan completamente esa planificación como son:

Ubicación: No es lo mismo que una persona esté en un lugar u otro. Recordemos el taller, no es lo mismo una persona en cabina de pintura que en mecánica pura. En una fábrica, no es lo mismo una línea de producción que otra y así sucesivamente. 

Habilidades o Competencias: Cada persona, puede tener una habilidad o competencia dentro del desempeño de su trabajo y esta habilidad puede ser crítica en una cadena. Si la persona, no tiene esa habilidad, no puede completarse el servicio / línea de producción/ producto o simplemente la apertura de la tienda o negocio. Cada vez las empresas tienden más a dotar de habilidades comunes a todos los trabajadores, para evitar estas dependencias, pero en muchos sectores es muy complejo.

Contratos: Es común, que dentro de una empresa tengamos contratos a media jornada, por ejemplo, con lo que, si nuestro servicio demanda persona durante X
horas, deberemos tener en cuenta la combinación de personas para ese servicio, sin exceder las horas del contrato de ese trabajo.

Convenios: Similar a los contratos teniendo en cuenta no sobrepasar las horas anuales marcadas.

Descansos: Cuando se trabaja a turnos, existen descansos estipulados bien por convenio, por pactos u acuerdos que no permiten que un recurso, por ejemplo: doble turno, que trabaje una mañana después de una noche, no trabajar más de X días consecutivos, etc… 

Semana Laboral: Puede existir una semana laboral para cada ubicación o tienda que tenga en distintas comunidades autónomas o localidades.

Calendario laboral: Cada calendario laboral y más si trabajamos en distintas comunidades provincias y localidades, dispone de distintos festivos que hay que gestionar. Ya que, si una persona es de una localidad distinta a su lugar de trabajo, no vendrá a trabajar y si lo planifico en un cuadrante sin tenerlo en cuenta, ya tengo un problema.

Reducciones de jornadas, bajas, permisos retribuidos, etc…y así una gran multitud de variables que condicionan la viabilidad de una planificación. No solo en su obtención inicial sino en su posterior gestión diaria conforme van apareciendo distintas incidencias.

Registro de la jornada laboral: Obligatorio por ley. No solo hay que limitarse a recoger fichajes, sino a gestionarlos de forma conjunta a turnos asignados, contrato, horas planificadas…, incluyendo conceptos y variables como bolsas de horas y compensaciones que nos permitan ajustarnos a las horas de convenio anuales en función de las circunstancias del día a día.

Todas estas variables, en muchas ocasiones y en función del tamaño de la empresa son negociadas por trabajadores y empresas a través de comités de empresa, negociación sindical, etc… Por lo que, incluso teniendo una planificación valida, no siempre es adoptada por las partes, ante múltiples factores.  Hay que proponer distintas alternativas y justificar su planificación de una forma fundamentada y basada en las necesidades de la empresa por un lado y las demandas / derechos de los trabajadores por otra.

La realidad, es que las hojas de cálculo siguen siendo las “reinas” en multitud de empresas que planifican los turnos de trabajo. También es común asignar estas tareas de planificación a personas con escasa formación y experiencia sobre esta materia y sobre todo sin herramientas ni recursos que le ayuden a llevarlo a cabo, lo que hace una mezcla cuyo resultado es que las cosas no se han nada bien.

Si te encuentras identificado con este problema y quieres mejorar la planificación y gestión de tus empleados, equipo de trabajo o trasladar tu demanda de personal a un cuadrante, no dejes de contactar con nosotros a través de www.pgplanning.es/contacto

Puedes ampliar informacion sobre la planificación de turnos en https://www.pgplanning.es/planificacion-de-turnos/

Más información
18 octubre, 2018

Planificación de turnos en centros de emergencias 112 y 061

2022-08-24T07:52:52+00:00 18 octubre, 2018|planificación de turnos, programas de turnos de trabajo|

En el post de hoy vamos a presentar la planificación de turnos en centros de emergencias 112 / 061. Empecemos por la relevancia que tiene el servicio. Alguien se plantea llamar al 112 y que nos digan: todos nuestros operadores están ocupados, espere… ¿Verdad que no?

Parece claro, que el dimensionamiento del servicio es crítico para  poder presentarlo y por tanto, planificar los recursos y operadores necesarios se vuelve esencial, sobre todo cuando en este tipo de centros todos los empleados trabajan en las mismas condiciones, por lo que es muy importante tener en cuenta que trabajen el mismo número de días seguidos, el mismo número de mañanas, tardes, noches… el mismo número de días festivos… y sobre todo debemos tener en cuenta que la demanda de cada día varía y debemos contar con suficiente personal para poder cubrirla e incluso ante cualquier imprevisto.

Pero para planificar este servicio al igual que otros, se juega con muchas de las variables ante las que se encuentra cualquier persona que planifica planillas de turnos. Horas anuales, descansos, libranzas, vacaciones, bajas, reducciones de jornada, y un largo etcétera de variables que condicionan tanto la planificación inicial como la gestión del día de día ante incidencias que impactan en nuestro cuadrante, porque en ningún momento se puede quedar ningún servicio sin cubrir.

A día de hoy nos seguimos encontrando la hoja Excel como herramienta de planificación estrella, donde el cometer un error es tremendamente fácil, ya que no existen alertas ni limitación alguna al borrar, copiar-pegar, etc…

Como en la mayoría de los problemas de turnos se presentan dos alternativas de soluciones de planificación. Soluciones basadas en ciclos, turnos o patrones o soluciones que no son viables con ese modelo.

Nosotros las denominamos Soluciones con Calculadora de Patrones o Soluciones con Motor de Reglas. Pues bien, dentro de los contact center de emergencias no hay una homogeneidad en la planificación y en función de su casuística, condicionantes, convenios, tipo de contrato, horas contratadas, habilidades, etc… cada uno genera un cuadrante en una solución u otra.   Existen centros en los que se trabajan por habilidades como por ejemplo, el IDIOMA. Atender la llamada de una persona con otro idioma que no sea el castellano es una variable a gestionar, por cada día del año y por cada turno. Debemos ser capaces de gestionar esta demanda por habilidades en todo momento para los 365 días del año, incluso incrementando esa demanda en días festivos.

En cualquier caso la demanda de personal es crítica, debiendo tener los recursos necesarios por un lado para tener capacidad operativa y por otro tener capacidad de gestión de esos recursos.  En las demos y pruebas que han hecho estos centros sobre nuestra herramienta han visto cómo pueden dar respuesta a sus necesidades y en otros es ya una realidad implantada.

Es un orgullo para nosotros estar ya presentes en varios centros 112 y 061 de nuestro país y ver cómo PGPlanning se encuentra detrás de un servicio tan conocido, necesario y crítico para los ciudadanos.

Esperamos poder seguir sumando muchos más centros para que puedan utilizar nuestra tecnología  de planificación y generación de cuadrantes de personal y turnos de trabajo.

Si quieres ampliar información contacta con nosotros aquí.

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30 agosto, 2018

Programas para hacer turnos de trabajo

2022-08-24T07:53:11+00:00 30 agosto, 2018|programas de turnos de trabajo, programas de turnos rotativos, turnos de trabajo|

Llegaste hasta aquí, encontraste este post. Buscas una aplicación para gestionar turnos de trabajo y generar cuadrantes de personal.  Puedes haber llegado por muchos motivos, te enumeramos algunos para que puedas sentirte identificado:

  • Recientemente te han asignado planificar los turnos de trabajo de un equipo de trabajo y no sabes por dónde empezar, buscas una aplicación que te ayude.
  • Llevas años haciendo los turnos en una hoja Excel y el tiempo que le dedicas, los errores, la falta de información y la ineficiencia del proceso te desespera.
  • Necesitas planificar turnos que no se basan en un ciclo o patrón definido y no encuentras respuesta.
  • Tu equipo de trabajo ha variado y con ello sus condiciones y no sabes cómo hacer un nuevo cuadrante.
  • Buscas una nueva y mejor planificación que se adapte a la empresa y empleados de una manera eficiente y óptima.
  • Llevas usando un patrón muchos años que alguien aprobó en su día, ha pasado el tiempo y todo el mundo está descontento.
  • Usas un patrón que te dijeron, que viste en Internet, que usa la competencia o que se le ocurrió a alguien, pero no cubre tus necesidades. Eso sí, es fácil de recordar.
  • Necesitas buscar alternativas a tu planificación actual para llevarlas a una mesa de empresa con representantes sindicales y con una justificación – análisis de las mismas.
  • Cambian las condiciones laborales de empleados y las necesidades de la empresa y buscas un software que te ayude a hacerlo.
  • Llevas mucho tiempo con tu Excel y quieres dar un salto cualitativo, interactuando con tus empleados para gestionar toda una operativa de vacaciones, cambios y solicitudes alejada del papel y que permita movilidad.
  • Ya tienes una aplicación de turnos, pero no la puedes usar a través de Internet, no te permite ninguna movilidad ni comunicación con tus empleados.
  • Planificas mes a mes o semana a semana y no eres capaz de ver una visión anual (horas, permisos, vacaciones, festivos,…) porque lo tienes repartido en hojas Excel o en folios y post-its.

Y  así un largo etc…, pero en nuestro caso son las más comunes y las que nos llegan a diario.

Verás que hay distintas aplicaciones en el mercado para planificar turnos de trabajo. Algunas son instalables en tu PC, otras son en la nube, algunas son españolas, otras extranjeras, unas parece que hacen mucho y otras apenas nada.

Para intentar ayudarte en tu decisión vamos a dar unas recomendaciones a la hora de elegir y que puedas tener más claro porque algunas se puede adaptar mejor a tus necesidades y otras sencillamente no te servirán:

  • Las que te dicen que planificar tus turnos será muy fácil, simple y muy sencillo. No te queremos desanimar, pero hoy en día, hay muchos condicionantes laborales, restricciones, descansos, convenios, contratos y un largo etc…, que hace que planificar turnos no sea sencillo, ni inmediato. Si todo es muy sencillo y muy simple, como poner un ciclo o patrón que ya conoces, probablemente no sea una herramienta de planificación, sino un Excel embebido en una ventana o una página web por lo que no será lo que necesitas.
  • Las que hablan de todo menos de planificación, muchos módulos de muchas cosas que no son la respuesta al problema real, que es la generación del cuadrante.
  • Aplicaciones que solo hacen planillas o cuadrantes, basadas en ciclos, ruedas o escaleras. Si las personas que necesitan tienen habilidades especiales y un empleado no puede suplir a otro porque no tiene esas competencias, tenemos un problema. Si el número de personas varía de forma intermitente, tampoco sirve un ciclo. Si la demanda varía a lo largo del año, tenemos otro gran problema, porque sencillamente no te servirá. Sin más. Estudia detenidamente si hay un cálculo de todos los tipos de problemáticas existentes para la elaboración del cuadrante.
  • Hay que tener en cuenta los objetivos que perseguimos y saber filtrar lo importante de la paja. Céntrate en lo que necesitas y busca respuestas concretas.
  • Agilidad: Gestionar incidencias del dia a dia y todo tu equipo diariamente requiere tiempo, busca que la aplicacion te ofrezca soluciones, propuestas automáticas, asistencia en la toma de decisiones, componentes tipo «arrastra y soltar» que te den rapidez y soltura. Tu tiempo es muy valioso.
  • Previsualizaciones: es importante que antes de tomar decisiones que impacten directamente en el cuadrante puedas previsualizarlas y ver como quedan con antelación a su aprobación.
  • Infórmate sobre su soporte técnico. En muchas de ellas, su soporte únicamente es por email. Resolver problemas de planificación y buscar ayuda por email es realmente difícil.
  • Infórmate donde y como están tus datos si es una aplicación en la nube. Puede que se cumpla la ley teniendo tus datos en una multinacional americana de un centro de datos en Europa, pero ¿realmente lo quieres así?  La decisión es tuya.
  • Actualizaciones y paradas del sistema. Es importante conocer si la aplicación está viva y evoluciona conforme a las necesidades y saber si el sistema se ve afectado con paradas al actualizar. ¿Cuantas veces se actualiza al año?
  • Establece un presupuesto realista sobre lo que buscas y compara lo que te ofrecen VS lo que necesitas. Busca que la tarifa sea modular y se adecue al número de empleados y dimensiones de tu empresa.
  • Medidas de seguridad. Necesitas aplicar medidas de seguridad de contraseñas complejas, caducidad, no repetición de últimas contraseñas, etc… todo debido a la normativa actual de datos, y por supuesto por seguridad. Busca que te ofrezca todas estas características. A parte de certificados, contratos, desarrollo seguro, política clara de copias de seguridad, etc…
  • Métodos de importación de datos, conectividad, exportación de datos, etc… si tienes intención de introducir / sacar información hacia otras plataformas.
  • Metodología y tiempos de implantación. Es importante definir los tiempos de implantación, puesta en marcha, consultoría, formación, etc… Si no te ofrecen nada de esto y no estás ante un proyecto planificado y guiado, estarás ante la compra de una aplicación similar a la estantería de una tienda o las que antiguamente se vendían en kioscos de prensa. Probablemente en este caso tú Excel te sirva y poco más te aportará.
  • Referencias: Importante ver clientes que la usan y opiniones o referencias de la misma.
  • Fabricantes o distribuidores: Muchas aplicaciones son comercializadas por empresas que no son fabricantes de la misma, o distribuyen aplicaciones creadas en otros países, pero con concesiones en España para venderla. Es importante de cara al soporte ya que nunca será el fabricante de forma directa y también de cara a desarrollos o ajustes personalizados será muy muy complicado. Tratar con un intermediario ralentiza y nunca tendrás la cercanía, certeza y fiabilidad de trabajar directamente con el fabricante.
  • No solo cuadrantes y turnos: Si quieres que tu planificación se cruce con la realidad y tener un control horario real, analiza que contemple modos de cruzar el control de presencia con fichajes en tiempo real. Esto te será muy útil para analizar Horas Planificadas VS Horas Efectivas & Absentismo. Es totalmente recomendable que esté todo integrado y no tengas que hacer procesos manuales de sincronización, importaciones periódicas, etc…
  • Hoy en día todos trabajamos con el móvil, es casi imprescindible que te ofrezca la posibilidad de que tus empleados puedan ver sus cuadrantes, solicitar vacaciones, etc…desde su tablet, móvil, en el PC de su casa. A la hora de tener un control horario, es importante que puedan también fichar con el móvil aquellos trabajadores que estén en el cliente y no estén en “la oficina”. Si el sistema no lo permite será mucho más complicado registrar su jornada laboral.

Estas son algunas de las características o puntos a tener en cuenta para la adquisición de un programa de gestión de turnos de trabajo. Esperamos que  te ayuden a elegir de forma acertada  tu nueva aplicación de turnos de trabajo.

PGPlanning  (https://www.pgplanning.es) es una aplicación en la nube que te ofrece una solución completa de planificación, generación y gestión de cuadrantes de personal con distintos módulos. Si quieres ampliar información sobre programas de turnos rotativos visita nuestra página: https://www.pgplanning.es/programa-de-turnos-rotativos/

Más información
8 febrero, 2018

Adquirir un programa de cuadrantes de trabajo

2022-08-24T07:53:16+00:00 8 febrero, 2018|aplicación turnos de trabajo, programas de turnos de trabajo|

Leyendo este post probablemente te sientas identificado y te veas reflejado en uno de los posibles escenarios existentes en tu empresa.

Partamos de la necesidad y situación inicial.

En tu empresa se trabaja a turnos y tienes que planificar a tu equipo de trabajo a través de un cuadrante. La alternativa rápida y que es el origen de todos es utilizar una hoja de cálculo. Poco a poco y si tienes un mínimo de volumen te das cuenta que el día a día te desborda y que no puedes hacer todo lo que necesitas. Empezarás a utilizar comentarios, celdas ocultas, una hoja para cambios otra para incidencias, otra que tenga vacaciones, etc… construyendo un castillo de naipes que se hace incontrolable, pero sobre todo con un esfuerzo titánico por tu parte.

Decides que esto no puede continuar y miras si hay aplicaciones de generación de cuadrantes y turnos de trabajo. A partir de aquí, encuentras alternativas y propones a la dirección (si tú no eres el dueño) valorar la compra.

Y aquí se abren tres escenarios:

a) La decisión depende de ti y puede que alguien más: Eres el dueño o la persona de RRHH / Producción / Organización y tu valoras en primer y último lugar la herramienta. La adquieres y la pones en marcha. Tu trabajo se simplifica y eres capaz de hacer mucho más y en menos tiempo. Muy común en Micro Pymes.

b) La decisión depende de varios departamentos y personas implicadas.

Esta situación es la más común y es la que más se repite (Pymes). La dirección encarga a una persona a analizar el mercado (“rastreador”) que buscar por Internet alternativas, hace consultas técnicas sobre el producto a distintos proveedores y también aproximaciones económicas para tantear por cuanto puede salir una solución de estas características para las necesidades requeridas.

A partir de aquí, el director general, director de producción – organización, dirección de sistemas-informática, dirección de RRHH, director financiero (no siempre) y mandos técnicos intermedios se disponen a ver demos de las distintas opciones.
Aquí cada uno expone y valora sus necesidades propias o que directamente le afectan en el desempeño de sus funciones. El equipo de RRHH le preocupa el absentismo, los contratos, normativa legal,… la parte de producción valora la gestión de los turnos a cubrir, generación del cuadrante, festivos, la demanda de personal, las vacaciones de personal .Desde IT se valora la seguridad, la integridad y disponibilidad de la información e infraestructura, soporte y posibilidad de exportación-importación-interconexión. Y por último la dirección general y financiera que se basa en el consenso entre las partes y la propuesta económica. En muchos casos, existe un director o jefe de proyecto que coordina todas estas áreas, demos, reuniones y recopilación de información.

c) La decisión es “corporativa”

Cuando se entra en gran empresa partimos de la situación b), pero con decisiones mucho más lentas y complejas. En esencia es como la situación b) pero todo más complicado.

Cada decisión tomada es trascendental, nadie quiere tomar una decisión equivocada y por supuesto nadie quiere dejarse ningún requisito, demanda o necesidad por su parte. Todo el mundo anda con pies de plomo.

Una de las principales diferencias sumadas a las existentes en b)  es la integración con el entorno actual, importaciones de datos, interconexión, integración con terceros, tiempos de implantación, nivel de soporte y por supuesto el importe del proyecto.

Los procesos de adquisición se hacen muy lentos por la alta trascendencia e impacto cuando se apuesta por el cambio o implantación de un software que impacta en distintas áreas y sobre todo que afecta directamente a las personas. Estas, con el recurso más crítico de las empresas y condicionan directamente el servicio o producto que se ofrece.

Nuestra recomendación es nunca perder el foco y el origen del problema que es la generación del cuadrante y la gestión de turnos de trabajo. De nada sirven muchas funcionalidades añadidas al producto si la generación del cuadrante no es óptima. ¿De qué me sirve llevar datos a nómina si el producto no lo gestiona correctamente?, ¿de qué nos sirve sincronizar con un reloj de fichajes, si no me ofrece la información necesaria para el control total del absentismo?, ¿de qué me sirve analizar costes en un cuadrante mal calculado? … y así un largo etc.

Nuestra recomendación es centrarse en el origen del problema y su solución, así como la experiencia y equipo humano que hay detrás.  A partir de aquí evaluemos lo demás.

Si has vivido o vives otra situación y nos la quieres contar, contacta con nosotros en www.pgplanning.es/contacto

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