El registro de la jornada laboral es una obligación para todas las empresas en España desde la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019. Este marco legal busca garantizar el cumplimiento de los horarios pactados y prevenir irregularidades en la jornada laboral de los trabajadores. No obstante, los métodos adoptados hasta ahora han demostrado ser insuficientes, y la Inspección de Trabajo ha puesto el foco en la necesidad de una digitalización obligatoria del registro de la jornada laboral como medida para reducir el fraude y aumentar la transparencia. 

El marco legal y los métodos adoptados desde 2019 

La normativa obliga a las empresas a registrar de manera diaria la entrada, salida y pausas de sus empleados, conservando estos registros durante al menos cuatro años. Para cumplir con esta ley, muchas empresas han utilizado métodos manuales o semi-manuales, como hojas de firmas, Excel o fichajes en papel. Sin embargo, estos sistemas han mostrado múltiples debilidades: 

  • Facilidad para manipular datos. 
  • Falta de trazabilidad. 
  • Dificultad para conservar y acceder a la información en caso de inspecciones. 

Ante estas carencias, el registro de la jornada laboral digital ha tomado protagonismo como la opción más fiable y eficaz.  

La digitalización del Registro de la Jornada Laboral: El objetivo de la Inspección de Trabajo 

La Inspección de Trabajo y Seguridad Social ha detectado que los registros manuales son una fuente frecuente de irregularidades y fraudes. Por este motivo, se ha propuesto una reforma legal que obligue a las empresas a adoptar sistemas digitales. Entre las principales razones están: 

  • Garantizar la autenticidad y veracidad de los registros. 
  • Evitar manipulaciones y omisiones en los datos. 
  • Facilitar el acceso en tiempo real a los registros por parte de la Inspección de Trabajo. 

El registro de la jornada laboral digital también simplificaría los procedimientos para las autoridades, permitiendo una revisión más rápida y eficaz de los horarios y jornadas laborales. 

Ventajas e inconvenientes del registro de la jornada laboral digital 

Ventajas 

  1. Fiabilidad y precisión: Los sistemas digitales capturan de forma fiable la información del registro, fecha y hora.  
  1. Transparencia: Los empleados y empleadores pueden consultar los registros en cualquier momento. 
  1. Cumplimiento normativo: Los sistemas digitales cumplen con los requisitos legales, incluyendo la conservación de datos. 
  1. Integración: Permiten vincular el control de jornada con módulos de gestión de presencia, tareas o turnos. 
  1. Ahorro de tiempo: Facilitan la generación de informes automáticos para inspecciones o auditorías. 
  1. Acceso remoto: Los empleados pueden registrar su jornada desde dispositivos móviles o terminales, ideal para teletrabajo o trabajadores itinerantes. 

Inconvenientes 

  1. Coste inicial: La adquisición de software, hardware y formación Vs un sistema en papel.  
  1. Adaptación: Se requiere de un tiempo para que todos los empleados se familiaricen con el nuevo sistema. 
  1. Dependencia tecnológica: La empresa debe garantizar la conectividad y   dispositivos para llevar a cabo el fichaje. 
  1. Sistemas biométricos prohibidos.  Salvo circunstancias muy especificas no se permite el registro de la jornada utilizando sistemas biométricos como la huella dactilar y/o el reconocimiento facial.  

¿Cómo deben afrontar las empresas este cambio?

Las empresas deben comenzar a planificar la transición hacia un registro digital para cumplir con las futuras obligaciones legales y aprovechar los beneficios de la digitalización. Esto implica: 

  • Elegir un sistema que cumpla con la normativa y sea adaptable a la realidad de la empresa. 
  • Garantizar la formación de empleados y responsables. 
  • Invertir en tecnologías que aseguren la protección de datos. 
  • Integrar el sistema con otros procesos de gestión laboral, como control de turnos y ausencias. 

PGtime: Una solución completa para el registro digital de jornada 

PGtime, el módulo de PGPlanning diseñado específicamente para el registro de jornada laboral, ofrece una solución integral y adaptada a las necesidades de cada empresa. Entre sus principales características destacan: 

  1. Multidispositivo: Permite registrar la jornada desde móviles, ordenadores o terminales biométricos, cubriendo tanto empleados en oficina como en teletrabajo. 
  1. Trazabilidad y seguridad: Cumple con el RGPD, garantizando que los datos sean seguros garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad. 
  1. Informes automáticos: Genera informes detallados que pueden compartirse fácilmente con la Inspección de Trabajo, así como el posible acceso a los mismos de forma remota si fuera necesario.  
  1. Acceso en tiempo real: Los responsables pueden consultar la información al instante, y los empleados disponen de su historial laboral de forma transparente. 
  1. Fácil implementación: La interfaz de PGtime es intuitiva y se adapta a las particularidades de cada empresa, como turnos rotativos o jornadas flexibles. 
  1. Cumplimiento legal garantizado: Diseñado para cumplir con las normativas actuales y futuras relacionadas con el registro de jornada. 

Además, PGtime se integra con otros módulos de PGPlanning, ofreciendo una gestión laboral global que mejora la operativa de Recursos Humanos. 

Conclusión 

El registro de la jornada laboral digital es el futuro inmediato para las empresas españolas. Más que un simple cumplimiento normativo, representa una oportunidad para mejorar la eficiencia, la transparencia y la relación entre empresa y empleados. Sin embargo, para implementar este cambio con éxito, es fundamental contar con herramientas adecuadas. 

Con PGtime, las empresas tienen a su alcance una solución fiable, sencilla y completamente adaptada a las nuevas exigencias legales. Si quieres saber más sobre cómo PGtime puede transformar tu gestión de jornada laboral, no dudes en contactarnos en soporte@pgplanning.es o visitar nuestra web.

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